Заказчики: Верофарм (Veropharm) Москва; Фармацевтика, медицина, здравоохранение Подрядчики: WebSoft (ВебСофт Девелопмент) Продукт: Websoft HCM (ранее WebTutor)Дата проекта: 2007/01 — 2008/11
|
Технология: Корпоративные порталы
Технология: Системы дистанционного обучения
|
1. Описание компании
1.1. Отрасли, в которых работает компания
Производство и распространение медицинских препаратов
1.2. Территориальная распределенность
3 завода – производители медицинских препаратов Присутствие в 31 регионе региональных менеджеров и медицинских представителей для снабжения медицинскими препаратами компании «ВЕРОФАРМ» Имеется также представительство на УКРАИНЕ.28 мая министр цифрового развития Максут Шадаев выступит на TAdviser SummIT
1.3. Численность персонала
Более 1700 сотрудников
1.4. Категории персонала, являющиеся пользователями системы
Все сотрудники компании, начиная с определенного уровня грейда.
2. Решаемые проблемы/поставленные задачи
2.1. Для реализации каких требований бизнеса внедрялась система
Цель:
- Повысить доступность обучения в регионах;
- Выявить уровень имеющихся у сотрудников знаний;
- Корректировать уровень знаний в кратчайшие сроки в соответствии с введением изменений по медицинским продуктам;
- Сократить затраты на обучение персонала.
2.2. Какие бизнес-процессы должны были быть автоматизированы (оценка, обучение, подбор персонала, учет расходов на обучение и т.п.)
- Дистанционное обучение персонала.
- Тестирование по результатам обучения в областях, не связанных с фармацевтической деятельностью.
- Тестирование на наличие устойчивых знаний особенностей медицинских препаратов по результатам выездных семинаров.
- Проведение повторных тестирований по результатам действий, направленных на коррекцию знаний.
- Автоматизация документального сопровождения Внешнего обучения (заявки, приказы, договора, финансы).
- Написание электронных курсов по материалам презентаций фарм/препаратов.
- Элетронная бибилиотека по материалам внутрикорпоративных тренингов.
- Общекорпоративные документы.
- Подбор персонала.
- Доступ к информационной базе по внешнему и внутреннему обучению.
- Учет расходов.
- Новости обучения: новое в Учебном Портале, результаты обучения, поздравления с успехом.
2.3. Каковы были критерии успешности внедрения на этапе планирования
- Наличие собственной технической базы - сервера
- Широкий охват сотрудников при первом запуске
- Более 20 учебных курсов к моменту запуска системы
2.4. Как формировался план проекта (ТЗ, анализировались бизнес-процессы и т.п.)
Был произведен тендер компаний - систем ДО. Основная задача - определить удобство и видимую для пользователя логику системы ДО, а для компании - сочетание с особенностями бизнес-процессов компании. После выбора системы было составлено ТЗ, учитывающее специфику бизнес-процессов, протекающих в организации.
3. Параметры проекта
3.1. Сроки реализации и основные этапы проекта
Проведение подготовительных работ (анализ рынка СДО, выбор системы, согласование) – январь 2007г. - май 2007г. Внедрение (установка) системы – декабрь 2007 г. Настройка и наполнение системы – с сентября 2008 г. Запуск эксплуатацию – с ноября 2008 г.
3.2. Команда проекта со стороны заказчика (от ИТ и от HR). Роли в команде, как происходило взаимодействие
- Менеджер по обучению и оценке персонала в роли координатора и исполнителя проекта – переполненная занятость на проекте
- IT специалист - частичная занятость на проекте
3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта
- Внесение изменений в ТЗ по вопросам Интеграции базы данных: добавление новых полей
- Ограничения на пропускную способность каналов связи в регионах (редко - наличие модемной связи).
- Недостаточные знания компьютера у мед/представителей при подключении к Учебному Порталу в регионах
- Отсутствие описания алгоритма системы оценки в приобретенных готовых курсах, и обусловленное этим отсутствие возможности объяснить пользователям и их руководителям механизм подсчета баллов
3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным
Временные затраты превышают запланированные.
3.5. Какие ограничения ИТ- инфраструктуры сказались на проекте
- Ограничения на пропускную способность каналов связи в регионах
- Отсутствие мотивации ИТ – специалиста в рамках проекта ( дополнительная нагрузка)
4. Развитие проекта
4.1. Планы развития (автоматизация каких бизнес-процессов еще планируется)
- Дальнейшее развитие системы обязательного дистанционного обучения, увеличение охвата сотрудников обучением
- Расширение библиотеки электронных курсов
- Создание собственной базы электронных курсов по имеющимся материалам по фарм/продуктам.
- Предоставление материалов очных корпоративных тренингов в рубрике Библиотека для постоянного применения в работе
- Оценка персонала
4.2. Наполнение контентом – как решается проблема
В проекте предполагается разработка собственных электронных курсов по направлениям:
- Медицинские препараты и их особенности
- Маркетинг. Продажи.
- Подбор персонала. Нюансы.
- Стрессоустойчивость.
На данный момент компанией приобретено у WebSoft 23 электронных курса в разных областях знаний (исключая область медицины). Собственными силами уже создано 14 тестов по медицинским препаратам.
4.3. Команда для поддержки и развития системы
Продвижением, координацией, наполнением системы и обучением работы в Учебном Портале занимается администратор Портала – менеджер по обучению и оценке персонала. Обеспечение бесперебойной работы системы - IT специалист компании (не основная занятость).
5. Результаты проекта
5.1. Достигнутые результаты (количественные и качественные)
- Открыт Учебный Портал, доступный во всех региональных представительствах
- Вся информация по внешнему обучению хранится в одном месте, список всех уже проведенных и еще только запланированных учебных мероприятий доступен через Учебный Портал, стало удобно просматривать историю обучения каждого из сотрудников
- Автоматизирован документооборот по внешнему и внутреннему обучению
- Создан дизайн Учебного Портала
- Отрегулирован процесс интеграции данных между СДО и внутренней корпоративной базой данных
- Собственными силами созданы 14 тестов по мед/препаратам
- Прошли тестирование 100 сотрудников (регионы), которым были назначены разработанные тесты
- За первые три месяца эксплуатации системы электронные курсы прошли 85 сотрудников компании
5.2. Экономическая эффективность
Дистанционное обучение является источником знаний в различных областях (компьютерные навыки, менеджмент, финансы и т.д.). В условиях кризиса политика компании направлена на обучение своих сотрудников силами внутрикорпоративных тренингов и с помощью системы ДО, сведя к минимуму внешнее обучение ( только получение сертификата повышения квалификации в специализированных учебных центрах). По результатам ежегодной Деловой оценки составлен план по развитию компетенций сотрудников посредством обучения через Учебный Портал «WebTutor»
5.3. Наиболее значимые результаты - что-то наиболее запоминающееся
Тестирование в регионах медицинских представителей с учетом часовых поясов и большого количества тестируемых (40 человек) в 3 –х дневный срок: организация тестирования, проведение тестирования, анализ результатов и сдача отчетов. «Картина», которая представлена в отчетах по тестированию, отражает реальное положение дел.
5.4. Реакция сотрудников компании на внедрение системы
Реакция позитивная особенно в регионах, т.к. для них ДО – это единственная возможность учиться в удобное для них время, особенно по тем курсам, которые необходимы им по роду деятельности.
5.5. Обратная связь от менеджмента по итогам внедрения системы