Алабуга ОЭЗ ППТ (Особая экономическая зона промышленно-производственного типа)

2015: Создание СЭД на базе «1С:Документооборот 8 КОРП»

Основной целью деятельности ОЭЗ «Алабуга» является оказание содействия развитию экономики Республики Татарстан и РФ, путем создания наиболее благоприятных условий для реализации российскими и международными компаниями инвестиционных проектов в области промышленного производства.

Достижение данной цели было бы невозможно без создания промышленной и деловой инфраструктуры международного уровня, запуска отлаженного механизма совместной работы всех задействованных государственных органов и служб, передовой системы информационных технологий, в том числе в области делопроизводства и документооборота.

Предпосылки

Заказчиком были поставлены следующие задачи перед проектом внедрения системы электронного документооборота:

• 1.Оптимизация, систематизация и регламентация работы с документами.
• 2. Подготовка договоров по шаблонам.
• 3. Автоматизация учета документов, в том числе:
  • классификация документов по различным критериям;
  • регистрация документов по заданным критериям;
  • учет сроков хранения

• 4. Автоматизация поиска документов.
• 5. Автоматизация процедур коллективной работы с документами:
  • разработка проекта документа;
  • согласование документа;
  • исполнение документа

• 6. Обеспечение защиты от несанкционированного доступа и искажения или удаления информации.

Выбор системы и подрядчика

Для автоматизации делопроизводства и документооборота ОЭЗ ППТ «Алабуга» было принято решение создать систему электронного документооборота (СЭД) на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП». Для работ по внедрению системы был заключен договор с компанией ООО «Фирма ЛИСТ» — фирмой-франчайзи 1С, которая имеет опыт внедрения автоматизированных систем на предприятиях Закамского региона.

Ход работ

В рамках проекта внедрения СЭД специалистами Фирмы ЛИСТ в командном содействии со специалистами ОЭЗ ППТ «Алабуга» были выполнены следующие работы:

• Установлено и настроено программное обеспечение на серверах и рабочих станциях пользователей. Развернута и протестирована система автоматизации.
• Настроены основные параметры «1С:Документооборот КОРП»: константы, справочники, виды документов, почты, учетных записей и т.п.
• Созданы списки пользователей, назначены им прав доступа, индивидуальная настройка рабочих мест.
• Выполнена адаптация типовой конфигурации (доработка программы под особенности предприятия) согласно технического задания.
• Внедрены следующие бизнес–процессы:
  • «Задание на проведение закупки»;
  • «Выбор единственного поставщика»;
  • «Оформление и согласование договора»;
  • «Оформление и согласование заявки на платеж».

• Разработаны отчеты в соответствии с техническим заданием.
• Доработан и протестирован обмен данными с «1С:Бухгалтерия предприятия».
• Проведено обучение работе в системе документооборота как в группах пользователей, так и индивидуально на рабочих местах.
• Проведена опытно-промышленная эксплуатация на реальных данных длительностью 1 квартал, в ходе которой была детально протестирована системы электронного документооборота на предмет полного удовлетворения потребностей пользователей, а также выполнена проверка подготовленности пользователей к работе в СЭД.

Итоги проекта

Всего в рамках проекта автоматизировано 180 рабочих мест.

В результате внедрения:

• Упорядочена работа сотрудников с документами, заявками;
• Сократилось время поиска нужной информации и качество обработки документов;
• Налажен учет и контроль исполнения поручений, что повысило исполнительскую дисциплину на предприятии;
• Автоматизированы бизнес-процессы «Задание на проведение закупки», «Выбор единственного поставщика», "Оформление и согласование договоров", "Оформление и согласование заявки на платеж".
• Программа "1С:Документооборот КОРП" интегрирована с программой "1С:Бухгалтерия предприятия 8, ред.2.0", что позволило получить дополнительные удобства работы в единой информационной системе электронного документооборота.

Автоматизированы следующие функции:

• Документооборот (ECM)
  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

• Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами
  • Автоматизация бизнес-процессов

Система передана в промышленную эксплуатацию. Планируются работы по дальнейшему развитию функционала.