"Азово-Донское пароходство" модернизирует СЭД

27 июня 2014 года стало известно об использовании ГК «Азово-Донское пароходство» (АДП) новой версии СЭД ЭСКАДО от компании «Интерпроком», с сентября 2013 года.

Задачи проекта

В процессе принятия решения - обновить ЭСКАДО, немаловажным фактором влияния оказались доверие руководителей холдинга к бренду IBM, положительный опыт работы сотрудников в среде IBM Lotus Domino/Notes, стоимость продукта и поддержка удаленной работы пользователей.

АДП и компания «Интерпроком» подписали договор о переходе на новую версию СЭД в августе 2013 года. Сотрудники Пароходства уже были знакомы с ЭСКАДО и использовали более раннюю версию на протяжении 7 лет. Система зарекомендовала себя как эффективный инструмент, удовлетворяющий требованиям ведения документооборота.

Итог проекта

К СЭД подключены делопроизводители, секретари руководителей, отдел кадров, юридический департамент и другие отделы. Специалисты АДП успели убедиться, что «коробочная» версия ЭСКАДО в целом поддерживает все процессы делопроизводства компании и ведение документооборота без доработки СЭД отвечает их потребностям. Система позволяет настроить процесс прохождения каждого вида документа в соответствии с бизнес-процессами компании.

Проект внедрения реализован в кратчайшие сроки: основной блок запустили в течение одного месяца.

Задачи, решенные в ходе проекта:

• облегчение работы сотрудников за счет сокращения рутинных операций,
• создание «прозрачности» при обработке документов,
• повышение исполнительской дисциплины за счет контроля сроков исполнения приказов, распоряжений, поручений,
• уменьшение времени поиска информации,
• увеличение скорости реагирования на входящие запросы,
• снижение потерь документов и исключение создания ошибочных дубликатов за счёт ведения электронного архива,
• сокращение сроков согласования документов,
• сокращение расходов на обработку бумажных документов.

«Это был очень интересный опыт, и мы с любопытством ждали результатов аудита по итогам внедрения нашего продукта, - поведал Вячеслав Валышкин, директор департамента электронного документооборота компании «Интерпроком». - Дело в том, что «Азово-Донское пароходство» - уникальный и сложный бизнес-конгломерат, объединивший два десятка предприятий разных сфер деятельности:

• управляющая компания,
• транспорт,
• логистика
• девелоперский сегмент.

Кроме того, компании группы разделены территориально, так что, разумеется, была необходимость предоставить пользователям удаленный доступ без ущерба информационной безопасности холдинга. И мы гордимся, что Азово-Донское пароходство выбрало и продолжает использовать нашу систему документооборота, а наша система в свою очередь дает положительные результаты в холдинге со сложной бизнес-моделью. К тому же АДП – очень дорогой нам заказчик, они не отказались от автоматизации в непростое для судоходных компаний время, продолжают повышать стандарты безопасности, направляют все больше ресурсов на содержание и ремонт своего флота и повышение квалификации и соцобеспечения своих сотрудников. Всегда приятно работать с профессионалами-энтузиастами, когда немалый потенциал и эффективность созданной нами системы служат чрезвычайно ответственному и полезному всем делу и помогают достигать социально значимых результатов».

«Мы последовательно оптимизируем и автоматизируем все бизнес-процессы нашего холдинга. В прошлом году мы поняли, что следует повысить культуру работы с документами и производительность труда сотрудников ЗАО «Азово-Донское пароходство». Сейчас ЭСКАДО – помощник и директора, и делопроизводителя, и секретаря, и обычного сотрудника. В АДП была создана рабочая группа из числа руководителей подразделений, и именно командная работа позволила осуществить внедрение так быстро и с небольшим сопротивлением, которое всегда встречается, когда меняются привычные алгоритмы работы», - сказал Эдуард Курис, директор по ИТ ЗАО «Азово-Донское пароходство».

Система установлена на 26 рабочих местах в управляющей компании. В течение 2014 года планируется подключить рабочие места еще в двух компаниях холдинга.