Заказчики: Администрация города Абакана Абакан; Государственные и социальные структуры Подрядчики: Без привлечения консультанта или нет данных Продукт: Дело (ЭОС)Дата проекта: 2012/02 — 2012/07
|
Содержание |
23 июля 2015 года стало известно о внедрении системы электронного документооборота «Дело» в администрации города Абакана[1].
Задачи проекта
С 2012 года в СЭД «Дело» работает Администрация города Абакана. В 2015 году там приняли решение о расширении сферы использования системы.
Особенность проектов в этом регионе, по мнению компании-интегратора "КС-Консалтинг" - разворачивание СЭД в государственных и муниципальных структурах собственными силами. Внедрение системы электронного документооборота «Дело» в мэрии Абакана проведено самостоятельно при содействии профильного комитета Правительства Республики. Поставку программного обеспечения и консультационную поддержку проекта осуществляет компания «КС-Консалтинг».
Ход проекта
Автоматизация документооборота в администрации Абакана началась внедрением системы в подразделениях, отвечающих за документационное обеспечение. На первом этапе СЭД «Дело» установили только в аппарате администрации: в общем отделе и у секретарей руководителей.
В начале автоматизировали основные процессы документооборота:
- регистрация входящих и исходящих документов;
- регистрация обращений граждан;
- сканирование документов (для автоматизации этого процесса была приобретена дополнительная опция «Сканирование»);
- ввод поручений руководства;
- контроль за исполнением документов и поручений;
- печать РК и реестров.
В СЭД «Дело» мэрии Абакана настроили типовые маршруты движения документов. Работа с входящими документами идет несколькими последовательными этапами:
- Регистрация документа в СЭД «Дело», его сканирование.
- Направление РК документа в личный кабинет руководителя в СЭД «Дело» для рассмотрения (параллельно руководитель получает документ на бумажном носителе).
- Вынесение резолюции и отправка документа исполнителю (руководитель накладывает на бумажный документ резолюцию, которая вносится в СЭД секретарем с установкой сроков в соответствии с инструкцией по делопроизводству).
- Исполнение документа и подготовка ответа на него в виде исходящего документа.
- Регистрация исходящего документа-ответа с установлением связки с исполненным документом.
- Отметка в СЭД об исполнении входящего документа (снятие с контроля).
Движение документов в СЭД, 2014
Итог проекта
В администрации Абакана сформирована смешанная система управления документами, сочетающая поддержку традиционных «бумажных» процессов с электронным документооборотом. Такая схема работы часто встречается в муниципальных структурах и оптимально подходит для первого этапа развития СЭД.
Необходимость автоматизации процесса согласования проектов документов явилась причиной приобретения в текущем году дополнительных рабочих мест системы «Дело». По плану доступом в СЭД будут обеспечены иные муниципальные органы Абакана: Бюджетно-финансовое управление, Комитет муниципальной экономики, Городская правовая служба «Кодекс». Также для новых участников документооборота закуплены рабочие места опции «Сканирование».28 мая министр цифрового развития Максут Шадаев выступит на TAdviser SummIT
Должностные лица администрации и подведомственных структур, обладающие правом визирования (согласования) проектов документов, получат возможность пользоваться электронной подписью во внутреннем документообороте. Для этого приобретены лицензии на опцию «ЭП и шифрование».
В администрации города Абакана созданы необходимые технологические условия для перехода к согласованию проектов документов в системе «Дело» в электронном виде.