Этлас (ЭДО)

Электронный документооборот ЭТЛАС - современная, удобная и очень простая в использовании система электронного документооборота и управления бизнес-процессами. Она подходит как опытным пользователям, так и пользователям, еще не имевшим дело с электронным документооборотом. Система очень проста в установке, освоении и эксплуатации. Мы очень тщательно изучаем все пожелания наших клиентов, и непрерывно совершенствуем интерфейс системы, несмотря на появление новых возможностей. Мы считаем, что серьезная информационная система может быть сложной внутри, но она обязана быть доступной для пользователя.

Электронный документооборот ЭТЛАС полностью включает в себя другой продукт линейки ЭТЛАС - Электронный архив ЭТЛАС. Наличие полноценного электронного архива в системе документооборота позволяет создать единое информационное пространство в организации, обеспечить максимально простой поиск и доступ к любым данным организации.

Снимок экрана ПО. Источник - Atlas-soft.ru

2024

Интеграция с ОС "Атлант"

Этлас-софт и ГК Applite на основании проведенных испытаний подтвердили корректную работу СЭД Этлас в среде ОС Атлант. Об этом Этлас-софт сообщил 12 июля 2024 года.

Интеграция СЭД Этлас и ОС Атлант создает условия для повышения автоматизации, оптимизации рабочих процессов и обеспечения гарантированной стабильности ИТ-инфраструктуры предприятий, позволяя пользователям полностью сфокусироваться на критически важных задачах.

Интеграция наших систем позволяет нашим заказчикам сделать большой шаг вперед в программе по переходу на независимое ПО в рамках программы импортозамещения - сказал генеральный директор компании «Этлас-Софт» Артем Чубраев.

Совместное использование СЭД Этлас и ОС Атлант позволяет компаниям быстро и эффективно цифровизировать рабочие места и существенно повышает производительность сотрудников. Внедрение данного программного стэка– это быстрый способ увеличить продуктивность и стабильность работы организаций, – отметил коммерческий директор ГК Applite Дмитрий Елисеев.

Совместимость "Ред ОС"

В рамках выполнения работы по комплексному импортозамещению и формированию полностью независимого цифрового рабочего места были проведены тесты, подтвердившие присутствие полной совместимости между СЭД Этлас и Ред ОС (Ред Софт) и возможности их совместного использования. Применение ПО позволяет значительно повысить производительность, а также добиться общего роста эффективности деятельности компании. Об этом Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщил 21 июня 2024 года.

По результатам выполненных тестов удалось установить, что ПО может использоваться совместно.

Подобный подход позволяет:

• быстро и эффективно провести цифровизацию рабочих мест;
• выполнить переход на применение независимого ПО;
• увеличить совокупную продуктивность компании;
• создать условия для ускорения рабочих процессов и обеспечения стабильности ИТ-инфраструктуры.

Внедрение СЭД Этлас и ОС Ред ОС (РЕД СОФТ) позволит добиться общего роста эффективности осуществляемой деятельности.

Совместимость с ОС "Альт"

В рамках комплексной работы по импортозамещению и обеспечению пользователей стабильным программным обеспечением выполнены тесты, подтвердившие отличную совместимость между СЭД Этлас и ОС Альт (Базальт СПО). Их выполнение демонстрирует возможность совместного использования ПО без возникновения сбоев и сложностей иного характера, что положительно сказывается на цифровизации деятельности компании, ускорении ее работы. Об этом Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщил 14 июня 2024 года.

Проведением тестов совместимости занимались специалисты компании Этлас-Софт совместно с разработчиками ОС Альт. Был проведен комплекс испытаний, во время которых осуществлялась проверка возможности совместного использования ПО. Особое внимание уделялось возникновению сбоев, конфликтов между компонентами системы. В результате удалось подтвердить наличие возможности корректной совместной работы СЭД Этлас и ОС Альт.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 59.6 т

Совместное применение СЭД Этлас и ОС Альт открывает возможности перед компаниями, использующими ПО. Подобный подход способствует:

• ускорению цифровизации рабочего места;
• полному переходу на применение отечественного ПО;
• росту уровня производительности;
• увеличению продуктивности и стабильности деятельности организации;
• упрощению выполнения рутинных операций и фокусировке на решении действительно важных задач.

Применение ПО позволит грамотно управлять бизнес-процессами, повысить возможный результат выполнения деятельности, а также добиться быстрого решения тех задач, которые возникают во время осуществления деятельности.

Совместимость с ОС "Атлант"

В экосистему совместимых продуктов ОС Атлант вошел софт – СЭД Этлас. Об этом компания Атлант (ГК Applite) сообщила 23 января 2024 года. Подробнее здесь.

2021: Совместимость с «Альт Рабочая станция 8», «Альт Рабочая станция К 8» и «Альт 8 СП»

Компании «Базальт СПО» и «Этлас-Софт» объявили о тестировании системы электронного документооборота ЭТЛАС в операционных системах семейства «Альт».

Подтверждена полная совместимость и корректность работы операционных систем Альт Рабочая станция 8, Альт Рабочая станция К 8, Альт 8 СП с системой электронного документооборота ЭТЛАС, что позволяет рекомендовать ее использование с операционными системами семейства «Альт».

2012: Подсистема «Архивное Дело»

Компания «Этлас-софт» сообщила в сентябре 2012 года о разработке новой подсистемы «Архивное Дело», предназначенной для полной автоматизации процесса систематизации и хранения архива бумажных документов.

По словам разработчиков, новая подсистема предназначена для: создания и учета договоров хранения документов; создания сдаточных описей и приема документов по ним; формирования дел из документов, формирования и учета коробок — как контейнеров для хранения дел и документов; управления складом, резервирования и учета мест хранения коробок; обработки запросов на выдачу документов; учета сроков хранения документов и автоматизации процесса выделения их к уничтожению.

В то же время, новая подсистема «Архивное Дело» обеспечивает генерацию внешних архивных документов (сдаточных описей, актов приема-передачи, актов выдачи материалов, актов удаления материалов и т.д.), а также внутренних архивных документов (покоробочников, описей коробок, карт сбора материалов, книг учета поступления и выбытия документов и т.д.).

Подсистема также предусматривает возможность описания складского помещения и привязки электронных образов документов, дел и коробок к их реальному месту хранения. Решение предлагает интерфейсы для ввода и регистрации договоров обслуживания клиентов архива, сдаточных описей, запросов на выдачу, а также других сопроводительных документов.

Кроме того, для реализации быстрой идентификации и навигации по складу, в подсистему интегрированы возможности по работе со штрих-кодами. Для оптимизации работы склада подсистема позволяет получать статистические отчеты по текущему состоянию архива и интенсивности его использования.

Преимущества

• Полный контроль над задачами организации
• Высокий уровень дисциплины сотрудников
• Новый уровень коммуникаций в организации
• Централизованное и надежное хранение всей информации организации
• Защиту от ошибок сотрудников в ходе их повседневной работы
• Ускорение принятия всех решений, упрощение разработки и согласования документов
• Все преимущества системы Электронный архив ЭТЛАС, являющейся составной частью данной системы
• Уверенность в том, что Вы используете самые современные и эффективные средства автоматизации, присутствующие на рынке

Автоматизация бизнес-процессов

Система электронного документооборота ЭТЛАС позволяет автоматизировать разработку и согласование всех документов организации, осуществлять рассылку документов для ознакомления широким кругом сотрудников, выдавать поручения и контролировать их выполнение, а также создавать произвольные бизнес-процессы для решения любых задач организации.

Система содержит ряд встроенных стандартных бизнес-процессов, покрывающих большую часть задач по автоматизации документооборота. Используя эти процессы, можно очень быстро приступить к работе с системой. В дополнение к стандартным, пользователи могут разработать свои собственные процессы, а также внести необходимые коррективы в существующие процессы, с помощью удобного инструментария, встроенного в систему.

Любой бизнес-процесс может быть запущен пользователем системы, имеющим соответствующие полномочия. Помимо этого система обеспечивает возможности гибкого планирования событий, позволяя заранее настроить даты и периодичность запуска тех или иных процессов и уведомлений. Наша система может полностью взять на себя все заботы о том, чтобы все задачи были решены качественно и в срок.

Система позволяет работать не только с внутренними документами организации, но и полностью автоматизировать обработку входящих и исходящих документов. Такая автоматизация значительно сокращает время обработки входящих документов и упрощает их учет, делает весь процесс от поступления входящего документа до отправки исходящего документа абсолютно прозрачным и управляемым.

Контроль исполнения

Одно из ключевых достоинств автоматизации бизнес-процессов организации с помощью системы ЭТЛАС - появление полного контроля над выполнением всех решаемых в организации задач. Помимо сроков разработки и согласования документов, руководство может контролировать все аспекты работы своих подчиненных: время их работы в системе, количество выполняемых заданий, время выполнения заданий, количество просроченных заданий и время, на которое они были просрочены. Уполномоченные сотрудники получают своевременные уведомления о том, что задание может быть не выполнено в срок, с тем, чтобы можно было обратиться к задерживающему процесс сотруднику и оперативно решить потенциальную проблему. Помимо этого, в любой момент можно запросить подробные отчеты о ходе выполнения текущих задач организации.

Контроль исполнения позволяет коренным образом изменить работу организации, сделать сложные процессы простыми и прозрачными, показать качество работы всех сотрудников и позволить оперативно влиять на все процессы.

Многообразие возможностей

Система ЭТЛАС предоставляет множество возможностей по эффективному решению повседневных задач любой организации. Система включает в себя модули по работе с договорами, номенклатурами, обращениями клиентов, управлению взаимоотношениями с контрагентами, взаимодействию со сторонними системами. Множество настраиваемых правил позволяет полностью автоматизировать нумерацию, именование и размещение объектов системы.

Большое внимание уделено ускоренному вводу и обработке документов, за счет использования прогрессивных технологий оптического распознавания атрибутов документов, а также возможности скоростного поточного ввода документов. Благодаря этим возможностям, а также высокой производительности в целом, система без труда позволяет обрабатывать тысячи документов в день.

В системе отсутствуют ограничения на типы хранимых и обрабатываемых объектов, что позволяет без труда автоматизировать самые разные задачи.

Свобода выбора

Система разработана с учетом особенностей современного информационного мира. Система поддерживает все популярные операционные системы и устройства, с тем, чтобы дать пользователям полную свободу выбора, позволяя использовать систему в уже существующей инфраструктуре без необходимости подстраиваться под нее.

ПО работает со всеми современными операционными системами MS Windows, предоставляя как классический пользовательский интерфейс, так и веб-клиента для работы через интернет-браузеры. Система работает в операционных системах Linux, Apple MacOS и iOS, а также Google Android.

Клиент-серверная архитектура системы ЭТЛАС

Системы электронного архива ЭТЛАС и электронного документооборота ЭТЛАС основаны на клиент-серверной архитектуре, которая показана на нижеприведенной схеме.

Архитектура "Этлас" клиент-сервер

Клиентские рабочие места взаимодействуют с основным сервером ЭТЛАС, либо локальным сервером ЭТЛАС, в зависимости от сетевой конфигурации организации. Клиентские приложения на рабочих местах идентичны для всех ролей, и автоматически подстраивают свой интерфейс в зависимости от роли конкретного пользователя в системе. Как правило, все сервера ЭТЛАС располагаются на одной серверной машине, вместе с сервером СУБД и базой документов. При больших нагрузках на сервер, работа системы может быть ускорена за счет разнесения серверов ЭТЛАС на разные серверные машины. Сервер базы данных и база документов также могут быть установлены на выделенные серверные машины. Помимо основной серверной машины, рекомендуется использовать резервное хранилище данных для регулярного резервного копирования базы данных и документов. В качестве резервного хранилища можно использовать различные устройства, в том числе сетевые системы хранения данных (NAS).

Общая схема работы ЭДО ЭТЛАС

Ниже приведена общая схема взаимодействия пользователя с системой, отражающая информационные потоки, поступающие в систему и выходящие из нее, а также методы их обработки внутри системы.

Общая схема работы ЭДО. Ключевым отличием схемы работы электронного документооборота ЭТЛАС от электронного архива ЭТЛАС является наличие автоматизации бизнес-процессов внутри системы. При этом входные и выходные информационные потоки идентичны, как и внутренняя структура пространства документов системы.

В левой части схемы перечислены источники поступления информации в систему:

• Офисные приложения, позволяющие создавать и вносить в систему любые документы;
• Поточный либо планшетный сканер, взаимодействуя с которым система позволяет создавать отсканированные многостраничные PDF и MS Word-версии документов;
• Файловая система, позволяющая импортировать в систему как отдельные документы произвольных форматов, так и их группы, и иерархические структуры документов (папки с неограниченной вложенностью). Поддерживается импорт как с локальных дисков, так и из сетевого окружения;
• Сторонние информационные системы, интеграция с которыми позволяет производить обмен как документами, так и другими данными, что позволяет полностью интегрировать систему ЭТЛАС в информационную инфраструктуру организации.

Как показано на схеме, в систему могут быть внесены любые документы (файлы), при этом их размер ограничен возможностями файловой системы серверной машины (ограничение размера документа в системе ЭТЛАС - 16 Экзабайт). Помимо документов, имеющих хотя бы одну электронную версию (файл), в систему могут быть добавлены документы без версий, путем создания соответствующих регистрационных карточек. Подобные документы могут описывать любые объекты, необходимые пользователю, и позволяют организовать регистрацию и каталогизацию любых данных.

После прохождения регистрации, документы попадают в основное пространство документов, представляющее собой универсальное средство структурирования документов. Основное пространство документов поддерживает как произвольное размещение документов в папках, создаваемых пользователями вручную в соответствии с неформализованными правилами, так и автоматическое размещение документов в зависимости от их типа, в соответствии с заранее настроенными правилами.

Из основного пространства документов, документы могут быть удалены в корзину документов, либо помещены в архив. Корзина позволяет избежать потери документов при случайном удалении, при этом возможность очистки корзины доступна только администраторам системы. Корзина поддерживает два уровня удаления, и разделение удаленных документов по пользователям. Архив документов позволяет скрыть документы, актуальность которых не требует их хранения в общем пространстве документов, при этом сохраняется возможность их поиска и получения доступа к ним.

Резервное хранилище документов содержит копии всех документов системы, позволяя полностью восстановить работу с системой и ее документами в случае утери данных на основном сервере системы.

Функции электронного документооборота, показанные на схеме, более подробно описаны на основной странице электронного документооборота ЭТЛАС.

На протяжении всего цикла своей жизни в системе, документы могут быть:

• Открыты в соответствующем приложении, как для ознакомления, так и для редактирования;
• Распечатаны на принтере;
• Отправлены по факсу и электронной почте;
• Экспортированы в файловую систему, в том числе сетевое окружение;
• Переданы в сторонние информационные системы.