АЛВ: Документооборот 365

2018

Управление договорами 4.0

7 декабря 2018 года "АЛВ Груп" сообщила об обновлении системы согласования договоров для Microsoft Office 365. Представленная версия «Управление договорами 4.0» автоматизирует весь процесс работы с договорными документами, предлагая гибкие и мощные инструменты управления согласованием и обеспечивая прозрачный доступ к информации о статусе договора.

Система представляет собой систему, доработанную в соответствии с требованиями пользователей. Система сохранила идеологию предыдущих версий, однако предлагает дополнительные функции, значительно улучшающие гибкость и наглядность работы, поддерживает последние возможности Microsoft Office 365. Как и предыдущая версия, система выполнена в формате Microsoft SharePoint Add-in, что позволяет избежать необходимости в обновлении системы при обновлении SharePoint Online компанией Microsoft.

Основные задачи, решаемые системой – управление работой по составлению договора, управление согласованием документов, ведение архива заявок и договоров. Возможности согласования доступны теперь для всех сотрудников компании.

Основные особенности версии 4.0:

• Поддержка делегирования с / без подтверждения. Участник процесса согласования может назначить на свою роль другого сотрудника на период своего отсутствия.
• Возможность назначения группы сотрудников на роль согласования. В этом случае каждый из них получит возможность выполнить действие согласования и передать заявку далее.
• Возможность добавления контрагента во время согласования договора. Обычно контрагенты заводятся в справочник до запуска документа на согласование, теперь возможно добавить контрагента и во время составления заявки.
• Контроль над договорами дочерних компаний.
• Измененная корневая страница, предлагающая быстрый доступ ко всем своим заявкам и договорам на согласование.
• Поддержка работы с европейскими юридическими лицами (доработан формат счетов)
• Возможность работы с системой из Microsoft Teams.

Управление договорами 3.0

19 июля 2018 года стало известно о выпуске компанией «АЛВ Груп» очередной версии системы управления договорами для Office 365 с расширенными функциями.

Управление договорами 3.0

Система «Управление договорами 3.0» предназначена для автоматизации всех аспектов работы юридических департаментов, связанных с созданием и согласованием договорных документов, а также визуального контроля процесса согласования. Основное назначение системы – автоматизация всех работ по составлению и согласованию договоров; ускорение процесса согласования договора; предоставление сотрудникам полной информации о состоянии процесса согласования. При этом сам договор может создаваться сотрудниками организации или быть получен от контрагента.

Система представляет собой версию популярной системы согласования договоров, развитую в соответствии накопленным опытом эксплуатации и пожеланиями пользователей по расширению функционала. Система сохранила основные концепции предыдущей версии, включая ролевую модель, однако предлагает улучшенный интерфейс и ряд дополнительных функций, включая систему управления работой юристов. Полностью переработан движок, используются возможности Microsoft Office 365. Как и предыдущая версия, система выполнена в формате Microsoft SharePoint Add-in, что позволяет избежать необходимости в обновлении системы при обновлении SharePoint Online компанией Microsoft.Российский рынок облачных ИБ-сервисов только формируется 2.4 т

Основные задачи, решаемые системой – создание заявки на согласование договора, создание и запуск процесса согласования каждого договора, контроль состояния заявки (на каком именно шаге согласования она находится), ведение архива заявок. Добавлены функции управления работой юридического отдела и инструменты выполнения специфических юридических задач.

Основные возможности системы:

• Ведение информации о договорах компании в едином хранилище документов;
• Возможность последовательного и параллельного согласования;
• Ведение реестра договоров;
• Выполнение дополнительных юридических действий, связанных с подготовкой договора, распределение задач между сотрудниками юр. отдела, контроль и сдвиг сроков исполнения;
• Поиск документов, включая поиск по любому слову, встречающемуся в тексте документа;
• Визуализация всех действий на всех этапах утверждения договора;
• Ведение истории по всем рабочим процессам, законченным или нет, в рамках всей системы;
• Создание неограниченного числа маршрутов согласования;
• Возможность добавления дополнительных согласующих уже в процессе согласования;
• Постоянный контроль состояния процесса (текущий этап согласования; лицо, рассматривающее заявку на данном этапе; итоговый статус заявки);
• Удобный, безопасный и быстрый доступ к данным, в том числе - с мобильных устройств;
• Архивирование информации о выполненных/невыполненных/отклоненных заявках;
• Адаптация интерфейса под стиль портала заказчика;
• Многоязычность (интерфейс на русском или английском языках, возможно создание версии с интерфейсом на любом другом языке);
• Единая база справочников контрагентов и ролей;
• Оперативное оповещение по почте участников процессов о наступлении событий.

Основные преимущества версии 3.0:

• Возможность задать вопрос через чат на этапе согласования – участник процесса согласования может задать вопрос по договору любому сотруднику компании. В этом случае ему на почту придет данный вопрос, он сможет зайти в карточку договора и оставить свои комментарии.
• Возможность добавлять согласующего сотрудника прямо во время согласования договора. Согласующий может быть добавлен как явно, так и скрыто (в этом случае результат согласования доступен только тем пользователям, у кого есть на это права).
• Возможность параллельного согласования заявки. При таком варианте реализуется сбор замечаний участников согласования. Если кто-либо отклонил запрос – его мнение будет учтено, но процесс не прервется. В случае отклонения запроса при последовательном согласовании процесс останавливается.
• Возможность работы с несколькими юридическими лицами для работы с договорами дочерних компаний с разграничением прав доступа для разных сотрудников.
• Отдельный блок запросов на выполнение дополнительных юридических действий, связанных с подготовкой договора: регистрация ООО, подготовка договора, выписка из ЕГРЮЛ и т.п. Распределение задач между сотрудниками юр отдела, контроль и сдвиг сроков исполнения.

Требования

Для работы с системой все сотрудники компании, отправляющие на заявки на одобрение договоров, и сотрудники компании, участвующие в процессе согласования, должны иметь активированную подписку на Microsoft Office 365 (как минимум - подписку на Microsoft SharePoint Online), иметь доступ в Internet, у них должен быть установлен любой браузер, одобренный Microsoft для работы с Microsoft Office 365.

В системе предусмотрены роли, выполняющие ту или иную функцию:

• Автор заявки на согласование – текущий пользователь, создающий запросы;
• Участник согласования – сотрудник, указанный в маршруте согласования документов (с правом принятия решений);
• Юрист – сотрудник, выполняющие задачи по созданию и проверке договоров, заключаемых компанией, рассмотрению заявок на согласование, а также выполняющие различные юридические действия, необходимые при ведении юридической деятельности;
• Юрист-диспетчер – сотрудник, принимающий заявки на согласование и распределяющий работу и поручения сотрудникам-юристам.
• Администратор системы – лицо, отвечающее за заполнение справочников, заведение ролей и назначение на эти роли реальных лиц (см. «справочники»), а также настройку маршрутов согласования.
• Администратор узла – лицо, производящее первоначальную установку приложения на портал SharePoint Online, настройку групп безопасности и назначение администратора системы.

2017

АЛВ: Согласование договоров

На сентябрь 2017 года в составе пакета заказчикам предлагаются 2 системы автоматизации документооборота «Согласование Договоров 2.0» и «Согласование запросов на оплату счетов». Это решения разработаны специально для Microsoft SharePoint Online в формате Microsoft SharePoint Add-In и включают все необходимые инструменты для совместной работы сотрудников по согласованию запросов - от создания заявок на согласование до утверждения и передачи в архив с учетом различных ролей участников бизнес-процессов и их прав доступа к документам на всех этапах согласования.

В рамках этих решений автоматизированы следующие бизнес-процессы:

• Визуализация всех действий на всех этапах согласования.
• Поиск документов, включая поиск по любому слову, встречающемуся в тексте документа.
• Ведение истории по всем процессам согласования, законченным или нет.
• Уведомление участников о наступлении основных событий.

В результате достигнуты следующие преимущества:

• Значительно облегчен и ускорен процесс согласования, повышена наглядность процесса.
• Участники процедуры согласования всегда в курсе всех изменений.
• Повышен уровень безопасности хранения за счет разграничения доступа к документам.
• Исключена необходимость обновления приложений при обновлении платформы.
• Цена минимальной версии «Документооборот 365» составляет 312 рублей за человека в месяц, что совпадает с ценой плана Microsoft Office 365 Бизнес Базовый.

АЛВ: Управление платежными документами

На сентябрь 2017 года облачное приложение "Управление платежными документами" предназначено для автоматизации и ускорения работы бухгалтерии и специалистов по закупкам и входит в линейку продуктов "Документооборот 365". Приложение позволяет решить задачу получения организацией счетов за необходимые ей товары и услуги и обеспечить авторизованный доступ к ним для соответствующих специалистов.

Использование для разработки технологии Microsoft Flow, входящей в Microsoft Office 365, позволило достичь нового уровня автоматизации бизнес-процессов, и примерно в 5 раз сократило срок и стоимость разработки системы по сравнению с аналогичными разработками, созданными по традицинной методике.

"Управление платежными документами" автоматически отслеживает счета и другие первичные документы, получаемые сотрудниками компании на различные почтовые ящики в корпоративной почтовой системе Microsoft Exchange и автоматически переносит их для дальнейшей обработки в специальную библиотеку Microsoft SharePoint, доступную только авторизованным работникам.

Ключевое преимущество, обеспечиваемое системой – исключение возможности неоплаты счетов в результате потери или несвоевременного поступления документов в бухгалтерию - из-за случайного пропуска сотрудником сообщения со счетом, его случайного удаления, перемещения и других подобных действий; отсутствия сотрудника на рабочем месте, опоздания с передачей счета в бухгалтерию и т.д.

Среди других преимуществ:

• Создание и ведение защищенного архива всех платежных документов по контрагентам и времени поступления платежных документов.
• Поддержание актуальности информации о поступивших в компанию счетах.
• Гибкая система мобильного доступа к данным с возможностью разграничения прав на просмотр и редактирование документов.
• Возможность подключения разработанной ранее "АЛВ Груп" облачной системы согласования и оплаты счетов «Управление платежами» .
• Для работы приложения необходим Microsoft Office 365, поддерживаются планы Business Essentials, Business Premium, E1, E3 и E5.

2016: Начало поставки "Документооборот 365"

В ноябре 2016 года компания «АЛВ Груп», специализирующаяся на облачных сервисах и разработке бизнес-приложений, начала поставки пакета инструментов автоматизации малого и среднего бизнеса «Документооборот 365». Совместное предложение компаний Microsoft и «АЛВ Груп» объединяет основные инструменты, необходимые для совместной обработки документов - от корпоративной почты до системы автоматизации документооборота. Большая часть этих технологий - Exchange, Skype, Word, Excel – широко используются на российском рынке, пакет «Документооборот 365» расширяет их возможности за счет добавления системы безопасного резервного копирования и восстановления данных и приложений «АЛВ Груп», разработанных для ускорения согласования документов.

Основные преимущества данного пакета:

• Экономичность. Опора на облачные сервисы Microsoft Office 365 обеспечивает экономию за счет отказа от серверов и вечных лицензий на ПО, работы в кредит, сокращения налогов на прибыль и имущество, использования Internet-связи вместо командировок и междугородных звонков.
• Гибкость. 3 варианта подписки - от самого простого до самого мощного - позволяют заказчику выбрать наиболее подходящий для него набор технологий, а помесячная оплата по числу пользователей, работавших с этими приложениями в предыдущем месяце, позволяет платить только за реально потребленные ресурсы.
• Надежность. Постоянная доступность приложений и данных на уровне 99,9% гарантируется Microsoft за счет георепликации. Использование системы резервного копирования и восстановления документов и почтовых сообщений повышает этот показатель практически до 100%. Электронные документы не теряются, а уничтоженные - восстанавливаются. Возможно хранение нескольких версий одного и того же документа.
• Безопасность. Повышенная безопасность обеспечивается за счет разграничения доступа к данным, исключения внешних угроз, встроенных антивируса и антиспама, автоматического резервного копирования данных 3 раза в день в безопасное хранилище без ограничение срока хранения архива и объема архива.
• Скорость. Безбумажная технология избавляет от ручных операций и длительного сбора подписей, электронные документы не теряются, мгновенно согласовываются и мгновенно ищутся.
• Мобильность. Электронные документы доступны с любого устройства и из любой точки.