Effect Office

Продукт

Разработчики:	Effect Office
Технологии:	Офисные приложения, СЭД

Технология Effect Office™ ориентирована на решение задач, возникающих при работе с электронными документами.

Программным воплощением Effect Office™ являются продукты двух классов:

Effect Office 3.x. Предназначен для малых и средних предприятий с количеством пользователей до 200. Ядром продукта является СУБД собственной разработки.
Effect Office Enterprise. Предназначен для средних и крупных предприятий с количеством пользователей от 50. В качестве СУБД используется Microsoft SQL Server.

Продукты Effect Office™ позволяют:

Организовать централизованное хранение большого количества разнообразных документов

«Эффект Офис» - система организации единого электронного архива документов на предприятии. Для системы управления документами «Эффект Офис» неважно, в каком из приложений был создан или создается документ. Важно только, чтобы в карточке документа указывалось, в каком из редакторов его просматривать и изменять. Любой документ может быть зарегистрирован независимо от его формата (графический, текстовой и т.д.) и содержания.

Систематизировать документы организации

В системе «Эффект Офис» хранение документов организовано в виде иерархической структуры, внешне похожей на Диспетчер файлов в Windows, с использованием длинных (до 1000 символов) имен документов и объемных (до 2000 символов) комментариев к ним. Причем организация физического хранения документов на дисках скрыта от пользователя.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.2 т Из особенностей «Эффект Офис» необходимо подчеркнуть возможность хранения (визуального) одного и того же документа сразу в нескольких разделах архива. Причем изменения, внесенные в документ из одного раздела, влияют на него везде. Это в полном смысле слова один и тот же документ (система ссылок более простая и удобная, чем система ярлыков в Windows 98, NT, 2000, ХР.).

Классифицировать документы организации

При создании документа или дальнейшей работе с ним, пользователь может классифицировать его с помощью атрибутов. Классификация электронного архива системы «Эффект Офис» с помощью атрибутов соответствует стандартам делопроизводства и упрощает как работу с документами, так и их поиск в единой базе.

Каждый документ системы «Эффект Офис» может иметь неограниченное количество атрибутов, которые отражаются в Карточке документа в виде заполняемых полей. Создавать атрибуты могут только определенные администратором пользователи (например, менеджер отдела), что дает возможность предприятию придерживаться общеорганизационных стандартов.

Защитить от несанкционированного доступа к документам

Контроль доступа обеспечивается следующими методами:

- Контроль доступа к операциям над документом (просмотр, редактирование, копирование, ведение истории документа и создание нового, контроль версий документов) в зависимости от прав пользователя. Весь архив документов организации разбивается на разделы, к которым может быть назначен различный доступ пользователям в соответствии с должностным положением и спецификой выполняемой работы. Каждый пользователь для входа в систему имеет свой пароль.
- Запрет доступа к документам вне системы. В «Эффект Офис» все документы хранятся в сжатом виде, что с одной стороны обеспечивает экономное расходование дискового пространства, а с другой стороны, невозможность просмотра документов вне рамок системы стандартными средствами.

Организовать документооборот между сотрудниками организации

В системе «Эффект Офис» существует встроенный механизм информационного обмена между сотрудниками организации – Система заданий. Основным элементом, на котором строится общение пользователей системы «Эффект Офис», является задание. Система «Эффект Офис» автоматически отслеживает прохождение задания, возврат исполненного задания (с прилагаемыми документами) и стадии, на которых находится задание в настоящий момент. Все отправляемые и получаемые пользователем задания отражаются в объекте регистрации движения документов и заданий - Рабочем портфеле. По информации, содержащейся в Рабочем портфеле о заданиях (реакция на него, срок исполнения и пр.), можно выяснить текущее состояние каждого из заданий, а также построить самые разнообразные отчеты.

Организовать быстрый поиск документов и построение отчетов

Система «Эффект Офис» позволяет быстро найти любой документ, имеющийся в архиве. В системе «Эффект Офис» реализована возможность контекстного и атрибутивного поиска документов. Причем, кроме стандартных, установленных разработчиками атрибутов (таких как автор, вид, тип, дата создания), пользователи имеют возможность дополнить список атрибутов собственными атрибутами (т.н. пользовательскими), которые будут более точно отражать свойства и специфику документов.

Организовать эффективное администрирование системы

Система администрирования заключается в создание пользователей системы, тематических разделов для документов и назначении прав доступа пользователей к разделам.

Система администрирования рассчитана на работу в ней сотрудника, имеющего полномочия работы с организационной структурой предприятия, например, коммерческий директор или начальник отдела кадров (а не технический специалист, например, администратор сети). Использование механизмов, предоставляемых подсистемой администрирования, не требует от администратора серьезных навыков работы с компьютером. В основном вся работа с подсистемой администрирования связана с манипулированием графическими объектами на интуитивно-понятном уровне.