Монолит: СЭД

2020: Функция подписи документов простой электронной подписью

15 января 2020 года компания Монолит-Инфо сообщила, что в рамках системы электронного документооборота (СЭД) для сокращения времени обработки документов появилась функция подписи документов простой электронной подписью. Основное назначение электронной подписи – подтвердить, что электронный документ (ЭД) согласован и подписан конкретным лицом.

Простая электронная подпись (ПЭП) – это визирование в электронном формате, подтверждающее факт создания визы конкретным сотрудником предприятия. Простая электронная подпись не имеет сертификата ЭЦП, срока действия и создается автоматически во время работы с документами после авторизации пользователя в системе. ПЭП представляет собой текстовый файл, где содержится идентификатор ЭД, логин пользователя, ФИО, а также другие атрибуты документа, которые позволяют идентифицировать как лицо выполнившее действие, так и документа, над которым действие производилось.

Особенности функционала ПЭП

В рабочих местах СЭД при работе с внутренними документами выделен отдельный тип задач «Подписание» наряду с другими операциями «Согласование», «Исполнение», «Обсуждение». При выполнении задачи «Подписание» пользователю доступны две команды «Подписать» и «Отказать». Вторая используется в случае обнаружения неточностей и ошибок в документе, требующих их последующего исправления.Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

Только после подписания всеми необходимыми ПЭП ERP-документ получает статус «завершен». Отказ подписания документа любым из участников приводит к его аннулированию.

Достоинства:

• Скорость обработки документов.
• Отсутствие необходимости личной подписи под документами.
• Отсутствие бумажных носителей и необходимости их хранения (архивы).
• Сокращение сроков визирования документов.

Данный функционал создания документов с ПЭП позволяет привлекать к работе с документами большее количество персонала компании-клиента без необходимости использования «усиленных» ЭЦП и отслеживания их срока их действия.