АТАЧ - система управления бизнес-процессами электронного документооборота и корпоративным контентом

«Атач» - российская система по управлению бизнес-процессами электронного документооборота и корпоративных коммуникаций, которая позволяет автоматизировать весь спектр задач по работе с документами – создание, согласование, подписание, выдачу поручений и контроль их исполнения.

2021

Договор с «Крок» о продвижении СЭД «Атач»

ИТ-компания «Крок» и разработчики системы документооборота «Атач» 23 июня 2021 года сообщили о подписании соглашения о сотрудничестве, в рамках которого будут совместно продвигать решение на рынок. По мнению сторон, объединение технологической экспертизы в рамках партнерства позволит предложить широкому кругу компаний продукт, отвечающий требованиям цифрового предприятия.

«Крок» и «ММК-Информсервис» будут совместно продвигать СЭД «Атач»

СЭД «Атач» позволяет автоматизировать весь спектр задач по работе с документами. Продукт обладает онлайн-чатом для ускорения коммуникации, поисковым сервисом и функцией редактирования документа в едином окне. Благодаря приложению руководители могут оперативно согласовывать и подписывать документы из любой точки и со всех устройств – ПК, планшетов, смартфонов под управлением iOS, Android. Таким образом, система оптимизирует время сотрудников на всех уровнях, особенно топ-менеджмента, и позволяет контролировать исполнение поручений. «Атач» может эксплуатироваться почти при любых нагрузках и количестве пользователей, при этом время обработки операции в системе не превышает 200 миллисекунд, утверждают разработчики.

По состоянию на июнь СЭД используется в более чем 60 обществах ПАО «ММК», суммарно охватывает более 11500 пользователей и обрабатывает более 2 млн документов в год.Метавселенная ВДНХ 3.4 т

Разработчики «Атач» и специалисты «Крок» имеют многолетний опыт сотрудничества в сфере информационных технологий. Текущее партнерство – пример модели, когда эксперты объединяются для работы над внешними коммерческими проектами, усиливают компетенции друг друга для того, чтобы предложить конкурентоспособный продукт другим заказчикам.

«Мы активно сотрудничаем с «Крок» на протяжении многих лет. Это не просто ИТ-подрядчик, а наш полноценный бизнес-партнер. Когда встал вопрос, кто поможет вывести систему «Атач» на внешний рынок, мы знали, с кем достигнем максимальных результатов. У экспертов «Крок» – большой опыт по внедрению и поддержке ИТ-решений и услуг для промышленных отраслей. А с нашей стороны — конкурентоспособный продукт, который упрощает жизнь нашим клиентам и их сотрудникам. При разработке системы мы учли реальные потребности пользователей и специфику бизнес-процессов промышленных предприятий, в частности горно-металлургического сектора», — рассказала руководитель продукта «Атач» Дина Бахарева.

Выбор партнера для вывода продукта «Атач» на внешний рынок основан не только на опыте сотрудничества, но на опыте и экспертизе «Крок» в аналогичных проектах: ИТ-компания более 15 лет занимается автоматизацией документооборота в разных отраслях и реализовала свыше 250 крупных проектов. В портфеле компании есть услуги по внедрению и техподдержке ECM-систем (СЭД и архивы документов), сервисы ЭДО, конструкторы документов, решения по встраиванию мобильной подписи, интеллектуальному распознаванию и техническому документообороту.

«Исходя из анализа рынка и потребностей современных предприятий, мы поняли, как важно объединить усилия в рамках проекта «Атач». Многие предприятия работают над своими стратегиями цифровизации, и во всех есть существенный запрос на перевод бэк-офисных процессов в цифровой формат. Такое партнёрство дает нам возможность предлагать рынку продукт, в котором учтена специфика сложных бизнес-процессов производственного предприятия и высокие требования к современным ИТ-системам», - отметил заместитель генерального директора ИТ-компании «Крок» Олег Терехов.

Участники конференции TAdviser SummIT 2021 узнают, как ускорить бизнес-процессы с помощью ИТ

Руководитель продукта АТАЧ Дина Бахарева на секции `ИТ в промышленности` представит кейс внедрения в Группе компаний ММК системы для управления бизнес-процессами электронных документов. Разработка позволила в два раза ускорить движение документов на предприятии.

АТАЧ создан в 2016 году как альтернатива существующим на рынке сложным для восприятия табличным системам электронного документооборота. По опыту ММК, использование подобной СЭД замедляло, а не ускоряло согласование документов. Задуманный как простой и удобный инструмент, АТАЧ решил сразу несколько проблем: отказ руководителей работать в системе, медленный отклик и сложный для изучения функционала интерфейс. Топ-менеджеры с одобрением приняли систему, стали экономить время на документах и получили полный контроль за исполнением поручений.

К системе подключено 11 500 пользователей. Во время пандемии специалисты, переведенные на удаленный режим работы, продолжали исполнять обязанности дистанционно, подключаясь к АТАЧ в браузере. Успешные внедрения продукта прошли в ОАО «Красцветмет» и ООО «Бобровский кварцит».

Подробнее о том, как происходило внедрение решения на ММК руководитель продукта Дина Бахарева расскажет на конференции TAdviser SummIT 26 мая. В частном порядке узнать о том, как повысить эффективность работы сотрудников крупной компании, можно на демонстрации системы.

От ММК до открытого рынка. На поле СЭД готов вступить новый игрок

Опыт успешных разработок корпоративных систем электронного документооборота всегда вызывает особый интерес. Автоматизация рутинных рабочих процессов является своеобразным индикатором изменений культуры ведения бизнеса, упрощения внутренних процессов компании и эффективного взаимодействия с контрагентами. Тем более примечательны проекты СЭД, проверенные не новаторскими технологическими компаниями, а промышленными гигантами с традиционным подходом к рабочим процессам. Таким примером стала СЭД, созданная для российского предприятия - ПАО «Магнитогорский металлургический комбинат», в группу которого входит более 60 обществ.

История и предпосылки создания СЭД «АТАЧ»

В 1999 году ПАО «ММК» внедрило систему электронного документооборота на базе продуктов IBM. Данная система позволяла автоматизировать процессы, но функционировала недостаточно быстро и была неудобна для руководителей. Пользователям приходилось разбираться в сложном интерфейсе программы и запоминать порядок действий, которые интуитивно совершить было невозможно. Топ-менеджерам было проще заверить бумажные документы, поданные секретарем, потому что оставалось только поставить подпись.

Несмотря на постоянные доработки и улучшения прежней СЭД, к 2014 году программа полностью утратила свою актуальность, и встал вопрос о замене системы.

Основным фактором, который подтолкнул к переходу на принципиально другое решение, стал фактический отказ большинства руководителей среднего и высшего звена от работы в существующей программе. Топ-менеджеры объясняли, что на выполнение стандартных рутинных операций (согласование, выдача поручения, подписание) у них уходило от 3, а иногда и до 8 часов в день.

Перед новой СЭД были поставлены следующие задачи:

1. помогать руководителю разобраться в программе: отличаться простым и понятным интерфейсом;
2. позволять работать дистанционно: иметь возможность для подписания, согласования документов в 1 клик с любых устройств и из любой точки мира;
3. ускорять рутинные процессы: время на выполнение любых операций не должно превышать 1 секунду.

На тот момент ни одна из существующих на рынке систем не смогла удовлетворить перечисленные потребности. Идея создания удобной системы электронного документооборота для нужд промышленных предприятий металлургической отрасли возникла в 2016 году, этот год и принято считать датой основания АТАЧ. На создание первой базовой версии продукта потребовалось 4 месяца.

Стартовый проект по внедрению и тестированию был реализован в Группе компаний ММК, одними из первых пользователей системы стали ООО «ММК-Право», Управление финансами ПАО «ММК». Внедрение СЭД проходило постепенно и бесшовно.

Команда сосредоточилась на воплощении идеи удобства работы с документами. Первые процессы, которые перевели в систему: входящая и исходящая корреспонденция, служебные записки, приказы, затем – договорной документооборот. Каждый новый процесс создавался в АТАЧ, прежняя СЭД была хранилищем «старых документов» до момента окончательного перехода. На подключение одного крупного предприятия уходило до месяца. Весь проект внедрения длился 10 месяцев, за это время к системе АТАЧ подключили более 60 предприятий Группы ММК и около 11 500 пользователей.

В 2020 году АТАЧ внедрили в ОАО «Красцветмет», крупнейшем в мире производителе драгоценных металлов и изделий, и в ООО «Бобровский кварцит», предприятии по добыче и переработке кварцевых материалов.

Уникальность АТАЧ

АТАЧ стал одним из первых, кто представил систему электронного документооборота как веб-приложение на базе SPA, одинаково работающее на ПК, планшетах и смартфонах без установки десктопной версии и мобильного приложения. В качестве технологии была выбрана архитектура SPA — Single Page Application на фреймворке Angular. Одними из первых ее начали использовать Вконтакте и Facebook.

АТАЧ создан как одностраничное веб-приложение, как Вконтакте и Facebook

SPA решает задачу высокого быстродействия: при переходе с одного раздела в другой, в отличие от сайтов, не подгружается весь код, а меняется только конкретный модуль. Это обеспечило скорость переключения пользователя между задачами и возможность доступа в СЭД из любой точки мира. Благодаря применению данного стека технологий система позволяет работать десяткам тысяч сотрудников компании одновременно.

АТАЧ представил новый взгляд на премиум-поддержку продукта. Несмотря на наличие техподдержки, пользователь может самостоятельно разобраться в системе, пользуясь подсказками и предиктивными рекомендациями выбора маршрутов согласования или шаблонов документов. Интеллектуальные возможности системы опираются на опыт пользователя.

Быстродействие

СЭД - рабочий инструмент, который должен быть настолько же быстрым, насколько быстра современная техника и современный образ жизни. От скорости ответа СЭД зависят производственные показатели предприятия: если один из важных приказов «затеряется», «зависнет», компания понесет крупные финансовые риски: например, задержится выпуск продукции, что обернется увеличением издержек.

АТАЧ может эксплуатироваться при любых нагрузках и любом количестве пользователей, при этом время отработки операции в системе не превышает 200 миллисекунд. В случае отклонения СЭД уведомляет разработчиков еще до того, как пользователь увидит задержку.

В АТАЧ быстродействие – это не техническая характеристика, а функция. Так, в Группе компаний ММК система успешно обрабатывает более 2 миллионов документов в год, в конечном результате позволяя ускорять документооборот, а значит и достижение целевых показателей.

Интерфейс

Для топ-менеджеров компаний высшего и среднего звена АТАЧ продемонстрировал революционно новый подход к работе с документами. За счет максимально дружественного и интуитивно понятного интерфейса система служит помощником пользователю в решении его задач. В АТАЧ вся необходимая информация находится в одном окне веб-приложения: слева - поступившие руководителю поручения или документы на согласование, в центре - открытый в системе без скачивания документ, справа - действия с ним. Редактирование происходит в онлайн-режиме; также система сохраняет версии и позволяет сравнивать их, как в обычном редакторе word, в онлайне.

Интерфейс системы АТАЧ. Карточка документа, маршрут согласования и статус – в одном окне

О новых поступивших документах или поручениях система уведомляет пользователя. Все основные операции: создание документа, его сохранение, печать, отправка по электронной почте, формирование заметок для себя или исполнителя и другие действия выполняются в одно касание. АТАЧ обеспечивает быстрое делегирование и поручение документов с дальнейшим контролем исполнительской дисциплины, установкой срока и отзыва поставленных задач.

«Умные» функции

В АТАЧ предусмотрены подсказки: система сама определяет наиболее вероятных исполнителей для задания, предлагает резолюцию и срок исполнения, основываясь на «опыте» работы с подобными задачами или документами.

Для оптимизации работы канцелярии АТАЧ как современная система электронного документооборота предоставляет возможность загрузки документов после потокового сканирования и с помощью штрих-кодирования.

На основе анализа процессов работы с типовыми документами организации в СЭД могут быть созданы шаблоны различных документов и маршрутов их согласования. Это позволяет ускорять проведение однотипных операций и настраивать систему под нужды пользователей.

Интерфейс системы АТАЧ. История документа

При этом история согласования документов отображается в виде наглядной карты, на которой отмечено, кто и когда работал с документацией, факт согласования или причины отклонения.

Также есть возможность оставлять заметки (для себя и исполнителя) - они реализованы в виде привычных взгляду бумажных стикеров. Заметки носят информативный характер и видны только конкретным персонам.

Гибкость настройки и масштабирования

Благодаря инструментам системе workflow - гибкой конфигурации элементов и логики - АТАЧ легко адаптируется под бизнес-процессы предприятия. Многоуровневая система с микросервисной архитектурой позволяет настраивать современные серверные компоненты. Low-code позволяет администратору вносить изменения без написания программного кода.

АТАЧ может быть интегрирован со сторонними информационными системами с использованием API, веб-сервисов и баз данных. Существуют уже готовые решения для 1С, SAP, Oracle E-Business Suite, Active Directory и криптопровайдерами КриптоПро, Контур.Диадок.

Новые векторы развития

В 2020 году система «АТАЧ» пополнилась модулем «Кадровый ЭДО» и возможностью облачного подписания. Кадровый ЭДО реализован в рамках кадрового эксперимента в соответствии с Федеральным законом № 122-ФЗ. В сентябре 2020 года модуль был внедрен в ИТ-компании, насчитывающей 600 сотрудников.

За защиту информации отвечает модуль «Облачное подписание». Он позволяет подписывать документы усиленной квалифицированной подписью с планшетов, смартфонов и ПК через мобильное приложение MyDSS. АТАЧ интегрирован с криптопровайдерами КриптоПро и Контур Диадок.

Оценка эффективности

Для оценки эффективности систем документооборота применяется множество критериев. Наиболее показательным, важным и достаточно легко «считаемым» является время, затраченное на выполнение той или иной операции.

В АТАЧ каждый руководитель в день обрабатывает 150-200 поручений, тратя по минуте на каждый, без необходимости разбираться в функционале. Данные опроса топ-менеджеров ММК, показывают, что экономия времени в сравнении с прежней СЭД составляет до 2 часов в день.

По опыту внедрения, АТАЧ в три раза сокращает время на обработку документов по сравнению с предыдущей СЭД, установленной в Группе компаний ММК, а также уменьшает издержки на хранение документов до 90%.

О рыночных перспективах

Система АТАЧ развивается как единая информационная платформа работы топ-менеджеров для деловых коммуникаций внутри предприятия и инструмент для межкорпоративного документооборота. В планах компании усовершенствовать продукт, используя современные технологии искусственного интеллекта.

АТАЧ вступил на открытый рынок, имея уже три внедрения. Получив отличные стартовые позиции за счет целого ряда масштабных проектов и внушительного числа инсталляций в крупнейшем металлургическом холдинге, создатели продукта обрели уверенность в высокой готовности своего решения для промышленного сектора в первую очередь, и организаций других отраслей, нуждающихся в ускорении ежедневных бизнес-процессов. Базовый функционал системы отвечает требованиям большинства заказчиков. А наличие инструментов настройки позволяет адаптировать решение или расширить его функционал под запросы конкретного предприятия.

Интервью Дины Бахаревой, руководителя продукта АТАЧ

В апреле 2021 года в интервью TAdviser Дина Бахарева руководитель продукта АТАЧ - российской системы по управлению бизнес-процессами электронного документооборота и корпоративных коммуникаций, рассказала какими качествами и «супер-способностями» должны обладать системы электронного документооборота для крупных промышленных предприятий, каким принципам они должны соответствовать, каковы главные критерии выбора и внедрения таких систем, в чем состоят особенности развертывания СЭД в рамках гигантского предприятия и как можно оценить результаты внедрения. Подробнее здесь.

1999-2020

• 2021 - Электронный архив. Финансовый ЭДО
• 2020 - Облачное подписание. Кадровый ЭДО
• 2018 - АТАЧ.Коммерческая версия
• 2016 - АТАЧ.Разработка и внедрение
• 2014 - IBM Lotus Notes Новая версия. Поиск другого решения
• 1999 - IBM Lotus Notes