Tom Tailor снизил ежегодные затраты на документооборот на 2,7 млн рублей с помощью "Контур.Диадок"

2020: Снижение затрат на документооборот на 2,7 млн рублей

СКБ Контур 24 сентября 2020 года сообщил о помощи компании Tom Tailor перевести кассовые документы в электронный вид. Работу наладили через веб-версию Контур.Диадока.

Объем кассового документооборота компании Tom Tailor только с собственной розничной сетью составляет на сентябрь 2020 года свыше 230 тыс. документов ежегодно. Чтобы автоматизировать работу, компания решила перевести кассовый документооборот в электронный формат. Также важно было достичь других целей: сократить финансовые затраты, ускорить обработку и доставку документов.

В результате перевода кассовых документов в электронный вид цели компании были достигнуты. Так, ежегодные затраты на документооборот уменьшились на 2,7 млн рублей. Теперь документы — кассовая книга, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер — автоматически формируются в базе магазина и отправляются в головное подразделение. Ускорилась обработка документов: бухгалтер проверяет только их наличие, а не заполненные поля. Также было оптимизировано управление значительным объемом документооборота. В ближайших планах компании — перевести на ЭДО большую часть контрагентов и организовать электронный архив.

Татьяна Куцевалова, главный бухгалтер Tom Tailor

Для розничных компаний особенно важно упростить работу с кассовыми документами, ведь на них приходится около 60 % от общего объема документооборота. Поэтому мы решили сосредоточиться на повышении эффективности процессов в рознице. Так, были поставлены задачи: упростить работу с кассовыми документами для сотрудников магазинов, ускорить обработку, хранение и поиск документации для бухгалтеров. С модулем для 1С мы оптимизировали свои процессы, создали шаблоны для всех кассовых документов и организовали передачу в Диадок. После внедрения кассовая документация полностью переведена в электронный формат, а мы планируем искать возможности для упрощения труда.

Ольга Кулагина, Менеджер по развитию корпоративных клиентов Контур.Диадока

Перед официальным запуском кассовых документов в Диадоке для Tom Tailor мы протестировали ЭДО на двух подразделениях. Это помогло определить сроки запуска проекта и подготовиться к полноценному переводу на ЭДО других подразделений. Быстрого результата удалось достичь благодаря поддержке коллег из Tom Tailor. Они самостоятельно подготовили для сотрудников обучающие видео и инструкции. Совместные усилия помогли достичь цели. Теперь в конце рабочего дня достаточно загрузить в Диадок все необходимые документы, подписать и отправить.

В дальнейшем компания Tom Tailor планирует перевести на ЭДО большую часть контрагентов. 99 % покупателей уже работают с электронными документами, теперь идет активное подключение поставщиков. Также планируется организация электронного архива для внутренних и внешних документов.