Швейцарское представительство ВСМПО-АВИСМА работает в Directum

2014: Швейцарское представительство ВСМПО-АВИСМА работает в Directum

В процессе работы иностранные дочерние компании регулярно согласуют документы с головной организацией. Согласование происходит в электронной почте, из-за чего процесс затягивается. Для более эффективной работы руководство Корпорации приняло решение о подключении дочерних компаний к веб-доступу системы электронного документооборота DIRECTUM. Первым на путь автоматизации встала компания Tirus-International SA, швейцарское представительство ВСМПО-АВИСМА.

В головной компании проект внедрения DIRECTUM завершился еще в 2010 году. В результате были автоматизированы важнейшие процессы делопроизводства, создан электронный архив документов, улучшено взаимодействие между сотрудниками при выполнении бизнес-процессов. Таким образом, веб-клиент должен был обеспечить удобный доступ сотрудников представительств к документам, хранящимся в едином архиве системы.

С апреля по июль 2014 года проходила тестовая эксплуатация использования веб-доступа. С помощью инструмента решались задачи по согласованию закупочных ордеров и обеспечению быстрого поиска в системе договорных документов. Уже в августе процесс был переведен в опытно-промышленную эксплуатацию. Теперь согласование ордеров и поиск всего пакета документов по заказу клиента происходит в удобном для сотрудников режиме:

• Специалисты дочерней компании в Швейцарии с помощью веб-доступа размещают и согласуют в системе закупочные ордера. Результат согласования – определение номера договоров и номера приложений для всех позиций закупочного ордера.
• В веб-клиенте через связанные документы работники Tirus-International SA получают доступ к содержанию всего пакета договорных документов.

В ходе автоматизации не остался без внимания и языковой вопрос. Для удобства работы сотрудники представительства используют англоязычный интерфейс веб-доступа. При создании карточки документа заполняется только наименование по определенному формату, что не вызывает сложностей у пользователей. В наименование договорных документов при их связке с закупочным ордером автоматически добавляется расшифровка вида документа на английском языке.

Через веб-клиент DIRECTUM работает 10 сотрудников компания Tirus-International SA, и уже отправлено на согласование более 500 документов.