Bonduelle развивает СЭД в России на базе DirectumRX

2022

Переход на электронный документооборот

16 мая 2022 года компания «Директум» сообщила, что компания по переработке овощей Bonduelle выбрала Directum RX для перехода на электронный документооборот. Система помогает компании придерживаться принципов «зеленой» философии: сокращать расходы на бумагу и пересылку документов, создавать условия для удаленной работы, уменьшать количество рутинных задач.

Bonduelle стремится снижать потребление природных ресурсов во всех аспектах своей работы. Важным шагом для заботы об окружающей среде стало сокращение бумажного документооборота и внедрение системы ЭДО.

Последние несколько лет компания достаточно быстро развивалась. С приобретением завода увеличилось количество сотрудников. Выросла операционная нагрузка на бизнес, а вместе с ней - объем документов. Громоздкий документооборот тормозил работу департаментов. Появилась необходимость во внедрении специальной программы для хранения, согласования, подписания электронных документов как внутри компании, так и с внешними контрагентами.

Системой для управления большим потоком документов была выбрана платформа Directum RX, а интегратором стала компания «Танаис». За 6 месяцев удалось провести анализ и сформировать полное техническое задание, внедрить и настроить систему Directum RX, а также организовать обучение сотрудников для работы в системе.

Проект стартовал в конце 2020 года. Уже через полгода удалось цифровизировать несколько больших блоков:

• весь жизненный цикл управления договорами - от создания до подписания;
• внутренний и межкорпоративный документооборот;
• финансовый архив;
• автоматическую проверку контрагентов.

Система Directum RX развернута в облаке, поэтому с документами и задачами можно работать не только в офисе, но и удаленно. Для доступа к системе 24/7 у сотрудников также есть мобильное приложение Directum Jazz.Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга

Тема удаленной работы стала достаточно актуальна, когда компания развивалась в разных регионах, появилась необходимость передавать документы между бизнес-юнитами без пересылки по почте. Кроме того, в период пандемии многие сотрудники работали удаленно: облачная система позволяет им подключаться отовсюду, где есть интернет.

До внедрения системы документооборота в компании не велся учет документов. Например, не было возможности быстро узнать, сколько договоров заключает компания в год или сколько документов проходит по одному контрагенту.

На начало мая 2022 года можно легко получить не только сведения о количестве документов, но и такие показатели, как нагрузка на отдельного сотрудника, что помогает менеджерам управлять потоком документов и загрузкой персонала.

Все бухгалтерские документы хранятся в скан-образах или в электронном виде. Сотрудники бухгалтерии могут создавать архивы по тематикам, каталогам, папкам, а также отправлять документы с обеспечением юридической значимости по запросам госорганов или контрагентов.

Реализован обмен электронными документами с внешними контрагентами через API с EDI-системой «Контур.Диадок». Специальная бесшовная интеграция позволяет выгружать документы в обе стороны: из Directum RX в «Диадок» и обратно. Теперь пользователям не приходится совершать двойные действия в cистемах.

Благодаря внедрению Directum RX в компании Bonduelle:

• оптимизировано взаимодействие с контрагентами;
• снизились затраты на бумагу и пересылку документов;
• уменьшилось количество рутинной работы, сотрудники могут выделить больше времени на производственные задачи и развитие;
• появилась возможность полноценной удаленной работы с помощью веб-доступа к системе и мобильного приложения.

«Мы гордимся своим опытом внедрения системы Directum RX. Всего за 6 месяцев нам удалось сформировать полное ТЗ, провести адаптацию системы и внедрение. Получилось реализовать все согласно плану, без задержек и проблем. Довольно быстро смогли обучить более 100 сотрудников, которые задействованы в процессах внутреннего и внешнего документооборота. В системе Directum RX работает каждый 3-й сотрудник. Надеемся, что с помощью Directum RX и Tanais мы продолжим развитие нашего цифрового офиса», - говорит Мария Шкаева, директор по правовым вопросам Bonduelle, руководитель проекта по автоматизации бизнес-процессов.

Конвертация DirectumRX с версии 3.4 до 4.2

Компания TANAIS 8 апреля 2022 года сообщила о том, что совместно с командой российского представительства французской компании Bonduelle, эксперта в области переработки овощей, продолжают развивать СЭД.

В 2021 году Bonduelle в России перешла на цифровой документооборот с DirectumRX. Корпоративная культура и принципы компании направлены на внедрение и популяризацию «зеленого» подхода – разумное потребление природных ресурсов, отказ от пластика и бумажных носителей, где это возможно.

Уже в начале 2022 года была проведена конвертация с версии 3.4 до 4.2, так система стала показывать более быстрый отклик на действия пользователей и более высокую производительность.

Расширяя присутствие в России, компания Bonduelle столкнулась с ростом операционной нагрузки на бизнес – вовлечение большего числа сотрудников в процессы, рост объемов документации. Для того чтобы оптимизировать взаимодействие и внутренние регламенты, руководство пришло к решению о внедрении системы для автоматизации процессов.

В качестве программного продукта была выбрана облачная версия системы Directum RX, а работы по проекту доверили специалистам системного интегратора TANAIS.

За полгода команде проекта удалось охватить несколько крупных направлений:

• автоматизирован полный цикл работ с договорными документами – создание типовых и нетиповых документов, согласование, подписание и хранение в системе;
• организован цифровой финансовый архив – удобное хранилище электронных оригиналов первичных документов и скан-копий с возможностью быстрого поиска по тематике, каталогу, контрагенту и т.п.;
• подключен межкорпоративный юридически значимый обмен электронными документами – взаимодействие с контрагентами реализовано через API с EDI-системой Контур.Диадок. Документы из Directum RX сразу отправляются адресату без лишних переключений, также легко попадают в систему уже подписанные экземпляры;
• систематизирован учет всего потока документов – теперь в несколько кликов формируются управленческие отчеты, которые дают исчерпывающую информацию для принятия решений.

Мы гордимся своим опытом внедрения системы Directum RX. Всего за 6 месяцев нам удалось сформировать полное техническое задание, провести разработку и внедрение. Получилось реализовать все согласно плану, без задержек и проблем. Довольно быстро смогли обучить более 100 сотрудников, которые задействованы в процессах внутреннего и внешнего документооборота. На апрель 2022 года в системе Directum RX работает каждый 3-й сотрудник. Надеемся, что с помощью Directum и TANAIS мы продолжим развитие нашего цифрового офиса, сказала Мария Шкаева, Директор по правовым вопросам, лидер проекта по автоматизации бизнес-процессов Bonduelle.

По итогам внедрения в компании Bonduelle провели опрос среди сотрудников-пользователей системы. Более 70% опрошенных удовлетворены работой решения. Особо отмечается возможность быстро найти нужные документы, в том числе связанные по какому-то принципу: периоду, контрагенту, сумме. Кроме того, выбор в пользу облачной версии дал возможность сотрудникам быть более мобильными – легко перейти на удаленную работу, подключиться к рабочим вопросам в любое время. Также пользователям доступно мобильное приложение Directum Jazz.