С января по декабрь 2019 года ECMGroup.Pro (ЕСМ Групп Про) осуществлял техническую поддержку системы электронного документооборота. Федерального агентства водных ресурсов и обеспечением соответствия ее функциональности требованиям нормативно-правовых актов РФ в части обмена документами в электронном виде, развитие решения.

2017

1 июня 2018 года компания «ECMGroup.Pro» сообщила о внедрении СЭД для Федерального Агентства Водных Ресурсов (ФАВР).

Кроме центрального аппарата и территориальных органов ФАВР в процессе документооборота также участвуют 50 подведомственных организаций, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации и общественные объединения.

Предпосылки и цель проекта

Задачей проекта стала модернизация системы электронного документооборота. Основной предпосылкой внедрения платформы для СЭД была трудность, а иногда и невозможность найти на рынке труда специалистов по работе с СЭД на базе Lotus Notes, и как следствие сложность администрирования системы. Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

После рассмотрения специфики сферы деятельности Агентства, таких как письменные обращения граждан, запросы на предоставление информации, объёмная переписка, команда по внедрению пришла в выводу, что оптимальным решением станет замена СЭД на базе IBM Lotus Notes на платформу автоматизации бизнес-процессов Tessa от Синтеллект.

Ход проекта

Внедрение, адаптация и запуск платформы Tessa были проведены за 3 месяца.

Благодаря обязательному применению УКЭП (усовершенствованной квалифицированной электронной подписи), платформа обеспечивает юридической силой все исходящие документы, в том числе межведомственный электронный документооборот (МЭДО), обращения граждан, служебные записки (СЗ), организационно-распорядительную документацию (ОРД) и протоколы.

В ходе внедрения специалисты уделили особое внимание процессам межведомственного документооборота (МЭДО):

ознакомление и рассмотрение документов, а также контроль исполнения поручений;
точное следование внутренним нормативам оформления документов;
соответствие требованиям безопасности;
координация согласований для большого количества пользователей.

Итоги проекта

За первые полгода после внедрения обработано: более 200 обращений граждан, порядка 9000 входящих документов, свыше 3000 исходящих документов, около 200 служебных записок, 100 организационно-распорядительных документа, первые десять протоколов.

На июнь 2018 года все исходящие документы отправляются в электронном виде (МЭДО и электронная почта), в редких исключениях отправляются бумажные документы. В результате внедрения платформы Tessa, Заказчику предоставлен требуемый функционал, который отсутствовал в прежней СЭД, что позволило упростить администрирование СЭД. Также платформа повышает прозрачность действий пользователей и контроль исполнительской дисциплины, что положительно влияет на производительность.

Источник — «https://prom.tadviser.ru/index.php/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82:%D0%A4%D0%B5%D0%B4%D0%B5%D1%80%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D0%B5_%D0%B0%D0%B3%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE_%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%BD%D1%8B%D1%85_%D1%80%D0%B5%D1%81%D1%83%D1%80%D1%81%D0%BE%D0%B2_%D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8_(%D0%A0%D0%BE%D1%81%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%80%D0%B5%D1%81%D1%83%D1%80%D1%81%D1%8B)_(Syntellect_Tessa)»