УК "Блэквуд" ушла с СЭД Евфрат на Directum

Цели проекта:

• Настройка системы DIRECTUM под бизнес-процессы заказчика.
• Миграция исторических данных из СЭД ЕВФРАТ в СЭД DIRECTUM.

Используемые решения и сервисы:

• Канцелярия;
• Управление договорами.

Особенности внедрения:

• Разрозненный ИТ-ландшафт (Mac, Windows);
• Необходимость веб-доступа;
• Сложнораспределенная организационная структура (филиальная сеть).

Результаты проекта:

• Элемент маркированного спискаОптимизированы и автоматизированы следующие внутренние процессы организаций:

• Регистрация и согласование входящих документов, вынесение резолюций и контроль их исполнения;
• Регистрация и согласование исходящих и внутренних документов;
• Согласование и регистрация договоров и всех сопутствующих договорных документов;
• Согласование и счетов на оплату.

История проекта

Несколько лет компания Блэквуд работала в системе электронного документооборота Евфрат. Все эти годы специалисты ИТ-отдела компании постоянно работали над системой, так как бизнес-задачи компании увеличивались и усложнялись, а обновление СЭД ЕВФРАТ выпускалось крайне редко. Постепенно система перестала удовлетворять требованиям, и компания-интегратор не смогла предложить оптимального решения, поэтому ИТ-директором УК Блэквуд было принято решение сменить систему электронного документооборота.

По результатам конкурсного отбора интегратором проекта была выбрана компания ТАНАИС, которая предложила решение на платформе DIRECTUM.

Руководитель проекта внедрении от компании TANAIS, Иван Серёдкин, отмечает, что данный проект был достаточно интересным и содержал много сложных задач на каждом этапе:

«На этапе обследования специалистами компании TANAIS было проведено исследование работающей системы ЕВФРАТ и схемы текущих маршрутов.

В ходе анализа собранных данных была проведена оптимизация бизнес-процессов, а именно удалось сократить количество маршрутов по договорам и счетам с 14 до 2. Это удалось сделать за счет введения понятия «категория» у договоров и счетов, а также благодаря матрице согласования, с помощью которой удалось структурировать процессы согласования.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 59.4 т

Также интересно то, что в рамках проекта была предусмотрена миграция исторических данных из текущей системы ЕВФРАТ в систему DIRECTUM. В связи с большим объемом и сложной структурой, перенос данных делится на 3 части работы:

• перенос справочной информации;
• перенос документов (тел и карточек);
• перенос информации по бизнес-процессам (листы согласования).

В рамках миграции из системы ЕВФРАТ в систему DIRECTUM было перенесено более 10 000 разных тел документов, а также смигрирована информации по более 5 000 бизнес-процессам.»'

Этапы проекта

Остановимся более подробно на каждом этапе проекта внедрения и рассмотрим особенности и результативность каждого этапа.

1 этап: Обследование и проектирование

На данном этапе специалистами компании TANAIS было проведено исследование работающей системы ЕВФРАТ и схемы текущих маршрутов.

Особенности проекта:

• сложный процесс согласования договоров: очень много условий, которые нужно учесть; много наблюдателей, которые меняются на каждом этапе согласования договора.
• сложнораспределенная организационная структура (филиальная сеть).

На этом этапе была проведена оптимизация бизнес-процессов, в частности, - резко сокращено количество маршрутов: 2 вместо 14. Это удалось сделать за счет введения понятия «категория» у договора. В зависимости от категории договор идет по определенному маршруту. Ранее же, при выборе маршрута самостоятельно пользователем, часто происходили ошибки, пользователи путались.

Аналогичная ситуация по оптимизации маршрутов произошла и со счетами. Специалистами компании TANAIS была сделана матрица согласования счетов, благодаря которой удалось структурировать процесс согласования счетов.

Результаты работы на первом этапа внедрения:

• пользователи стали меньше путаться в выборе маршрута;
• сократилось количество ручного ввода (так, например, сейчас при выборе «руководителя проекта», вся остальная справочная информация автоматически привязывается к документу).

2 этап: Адаптация системы и развертывание

Это этап был интересен техническим решением интеграции с программой Active Directory, в которой компания УК Блэквуд хранит список пользователей. Интеграционный модуль, разработанный компанией TANAIS выполняет следующие функции:

• интегрируются только следующие сущности: пользователи, логины пользователей;
• передача данных происходит только в одном направлении, из Active Directory в DIRECTUM.

Наша доработка позволила автоматически синхронизировать информацию с Active Directory и актуализировать с заданной периодичностью.

В отличие от других проектов, в компании УК Блэквуд было проведено обучение как рабочей группы и линейных руководителей, так и рядовых пользователей, что позволило значительно ускорить процесс перехода на СЭД DIRECTUM. Основная часть пользователей работает в DIRECTUM через толстый клиент (работа со справочниками идет через толстый клиент), но ряд пользователей – через веб-доступ.

3 этап: Миграция данных

В рамках проекта была предусмотрена миграция исторических данных из текущей системы ЕВФРАТ в систему DIRECTUM. В связи с большим объемом и сложной структурой, перенос данных делится на 3 части работы:

• перенос справочников;
• перенос документов (тело и карточек);
• перенос информации по бизнес-процессам (лист согласования).

Статистика по мигрированным данным:

• Перенесено более 5000 документов (с учетом разных версий документов – более 10000 разных тел документов)
• Перенесена информации по более 5000 бизнес-процессам

Развитие проекта

Начиная с запуска системы DIRECTUM в промышленную эксплуатацию, компания TANAIS взяла на себя полное сопровождение системы.

В планах компании УК Блэквуд активно развивать СЭД DIRECTUM в следующих направлениях:

• Тиражирование решения на другие филиалы, не задействованные в рамках проекта, а именно речь идет о переходе с СЭД Евфрат на СЭД DIRECTUM.
• Усложнение бизнес-процессов.