Строитель железных дорог СШХ перевел процессы делопроизводства в цифровой вид

2021: Внедрение СЭД Docsvision

ООО «СШХ» выбрано концессионером проекта железной дороги Северный широтный ход в 2018 г. Проект нацелен на развитие транспортного сообщения в Ямало-Ненецком автономном округе и повышение уровня логистики. Об этом 27 сентября 2021 года сообщила компания Docsvision.

Чтобы ускорить работу внутри организации и быстрее обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами в период дистанционной работы, руководство проекта Северный широтный ход приняло решение о переводе процессов делопроизводства в цифровой вид и внедрении соответствующей ИТ-системы. СЭД должна решить проблемы с оперативной обработкой входящей корреспонденции, включая контроль за исполнением резолюции, вынесенной руководителем, поддержкой юридически значимого документооборота. Для реализации требуемых функций на базе платформы Docsvision руководство ООО «СШХ» обратилось к специалистам «Смарт-Докс», у которых уже был богатый опыт в построении систем подобного класса в различных организациях.

В процессе внедрения системы специалисты из компании «Смарт-Докс» настроили работу с входящей корреспонденцией. Руководители «СШХ» получили инструмент для адресации задач и контроля сроков их исполнения. Также ускорилась подготовка ответных писем на запросы вышестоящих организаций — файл исходящего документа автоматически формируется в системе на бланке организации, согласовывается по настроенному маршруту, а затем подписывается электронной цифровой подписью и может быть отправлен через Диадок.

В результате интеграции внутренней СЭД с внешним оператором Диадок в «СШХ» полностью реализован обмен юридически значимыми документами, что дополнительно ускоряет работу и минимизирует издержки на аналогичные бумажные процессы. Дополнительно появилась возможность работать дистанционно, из любого браузера, с любого устройства с доступом в интернет.

Кроме того, внедрённая СЭД на базе платформы Docsvision автоматически определяет маршруты согласования внутренних документов: приказов и распоряжений, служебных записок. А также отслеживает факт ознакомления сотрудников с организационно-распорядительными документами.

Подразделения компании также получили инструмент регламентированного взаимодействия. Внедрение механизма работы со служебными записками позволило сделать прозрачными процессы согласования, оценки результата, контроля исполнения поручения дистанционно. Дополнительно, чтобы работа не вставала на паузу, СЭД поддерживает функции замещения и делегирования.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 58.6 т

Результаты

1. Организация перевела документооборот в электронный вид, сохранив юридическую значимость и обеспечив прозрачность процессов и удалённый доступ сотрудников к информации.

2. Уменьшились сроки согласования документов.