ОАО Объединенная энергосбытовая компания (Проект автоматизации процессов делопроизводства и документооборота)

Проект автоматизации процессов делопроизводства и документооборота в ОАО «Объединенная энергосбытовая компания» (Москва), включая:

• регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;

• обработку распорядительной документации (приказы, распоряжения).

Проект выполнен на базе программного продукта Naumen DMS. Исполнитель проекта – компания NAUMEN.

Профиль деятельности предприятия

ОАО «Объединенная энергосбытовая компания» (www.oesc.su) образовалось в 2009 году; предприятие создано для консолидации управления сбытовыми компаниями ОАО «Мосэнергосбыт», ОАО «Петербургская сбытовая компания», ОАО «Алтайэнергосбыт», ОАО «Саратовэнерго» и ОАО «Тамбовская энергосбытовая компания», с целью обеспечения более надежного энергоснабжения потребителей.Метавселенная ВДНХ 3.4 т

Цель проекта

Проект нацелен на улучшение оперативных процессов работы с документами, повышение качества обработки входящей и исходящей корреспонденции, повышение прозрачности прохождения документов на всех этапах их жизненного цикла, исключение потери документов, обеспечение эффективности бизнес-процессов предприятия.

Ход проекта

Работа над проектом была начата в декабре 2009 года и завершена в феврале 2010 года. Все задачи проекта были выполнены в полном объеме.

В ходе проекта проведен комплекс работ, включая обследование, разработку технического задания, подготовку пользовательских инструкций, развертывание системы на оборудовании заказчика, обучение сотрудников заказчика, запуск в опытную эксплуатацию и сопровождение.

Наряду с автоматизацией основных процессов документооборота – управления распорядительными документами, входящей и исходящей корреспонденцией – настроены процессы регистрации служебных записок и договоров.

Результаты проекта

С внедрением системы Naumen DMS улучшились основные делопроизводственные процессы предприятия.

Построение единой системы работы с документами в ОЭСК, имеющей территориально -распределенные подведомственные организации, повысило оперативность документооборота и обмена информацией между этими предприятиями. Используя инструменты новой системы, руководство ОЭСК теперь имеет возможность своевременно доводить управленческие решения до сотрудников компании и подведомственных структур и вести контроль исполнения с анализом сроков и результатов.

Сотрудники предприятия в минимальные сроки освоили работу с документами и процессами в электронной форме. Теперь они могут коллективно работать с документами и заданиями, быстро обмениваясь необходимой имнформацией как внутри предприятия, так и с внешними компаниями холдинга. Для этого сотрудникам внешних организаций предоставлен удаленный доступ в систему. При работе с электронными документами информационная система контролирует уровень доступа к информации в соответствии с полномочиями сотрудников.

Расширенные функции контроля исполнительской дисциплины позволяют назначать персональные и групповые задачи, а также задачи для подразделений согласно организационной структуре ОЭСК.

Перспективы развития проекта

В дальнейшем планируется внедрение Naumen DMS во всех подведомственных организациях ОЭСК для повышения эффективности бизнес-процессов и оптимизации затрат.