В СК "Наско" расширена функциональность Directum

Компания МайТэк (MT Group) завершила в 2011 году первый масштабный этап внедрения ECM-системы DIRECTUM в ОАО «НАСКО» – одной из крупнейших по размеру уставного капитала страховых компаний.

ОАО «НАСКО» работает на рынке страховых услуг с 1996 года. Компания имеет широкую разветвленную филиальную сеть, представленную более 15 территориальными управлениями и 50 филиалами по всей России. Наиболее влиятельное рейтинговое агентство России «Эксперт РА» присвоило компании рейтинг «А» – высокий уровень надежности.

Развитие бизнеса и расширение географии предопределили необходимость создания единого информационного пространства и оптимизации ключевых бизнес-процессов компании, связанных с обработкой растущего объема документов и распределенной работой сотрудников. В связи с чем руководство «НАСКО» приняло решение о внедрении системы ECM-класса. Выбор системы осуществлялся на основании анализа рынка, основными критериями стали – развитость функционала, открытость системы, а также возможности организации территориально распределенной работы с филиалами. В результате предпочтение было отдано ЕСМ-системе DIRECTUM, функционал которой позволяет решить все поставленные задачи. Поставщиком системы выступил Сертифицированный партнер компании DIRECTUM, имеющий значительный опыт в сфере автоматизации документооборота, – компания МайТэк (MT Group).

Первый этап проекта внедрения стартовал в октябре 2011 года. Основными задачами этого этапа стали:

• перевод в электронный вид работы с организационно-распорядительной документацией;
• автоматизация делопроизводства (в том числе, вынесение резолюций и контроль их исполнения);
• создание единого электронного хранилища документов с возможность удобного и быстрого поиска;
• автоматизация процессов организации и проведения совещаний (формирование и согласование повестки и протокола совещаний, контроль исполнения принятых на совещании решений);
• создание единого информационного пространства для совместной работы сотрудников;

Решение поставленных задач было основано на функционале Базовых модулей DIRECTUM, а также бизнес-решений «Классическое делопроизводство» и «Управление совещаниями и заседаниями». Автоматизация коснулась всех отделов головного офиса «НАСКО», а также филиалов компании, в которых были оптимизированы процессы по исполнению служебных записок, приказов и распоряжений.Российский рынок облачных ИБ-сервисов только формируется 2.4 т

Система была передана в промышленную эксплуатацию в декабре 2011 года. На текущий момент в DIRECTUM работает порядка 100 сотрудников как головного офиса, так и территориальных управлений. Компания получила возможность прозрачного взаимодействия в единой информационной среде. В дальнейших планах руководства «НАСКО» – развитие функционала системы и автоматизация работы всех сотрудников территориальных управлений компании.

Эффективность проекта комментирует Файзуллин Ренат Забирович, Руководитель ИТ службы компании «НАСКО»: «Результаты первого этапа проекта внедрения системы DIRECTUM не заставили себя долго ждать. В компании создана культура электронного документооборота, оперативно осуществляется подготовка документов и их согласование, сократились риски, связанные с потерей документов, значительно повысилась исполнительская дисциплина. Кроме того, благодаря внедрению DIRECTUM наша компания решила ключевые задачи, связанные с обработкой документации, созданию эффективной работы с совещаниями и общему повышению качества работы сотрудников».

Ежегодно страховая компания расширяет функционал системы и организационные рамки ее использования. Так, в 2015 году НАСКО вдвое увеличило масштабы использования СЭД. Компания инициировала переход на самую мощную версию DIRECTUM – Enterprise. К работе в системе подключились свыше 300 пользователей.

В 2016 году НАСКО решает автоматизировать процесс согласования заключения договоров с удаленными филиалами.

Работа центрального офиса и территориальных подразделений строго регламентирована. Все договоры с потенциальными рисками для компании обязательно проходят согласование в главном офисе компании. Ранее обсуждение спорных моментов происходило с использованием общедоступных почтовых сервисов, что было неудобно с точки зрения скорости и контроля работ. Документ поступал по почте, скачивался, правился и через почту возвращался обратно. Головному подразделению важно было оптимизировать и стандартизировать данную процедуру, а также обеспечить контроль со стороны внутренних аудиторов.

За месяц специалисты интегратора разработали и запустили в эксплуатацию новый процесс, позволяющий упорядочить и оптимизировать согласование соответствующих документов. Реализация нового функционала помогла закрыть потребность страховой компании в налаженном механизме взаимодействия удаленных филиалов с центральным аппаратом управления. Теперь свыше 100 филиалов и подразделений НАСКО осуществляют согласование договоров страхования автотранспорта в информационном пространстве DIRECTUM.