Меркатор-Холдинг (Первая Форма BPM)

Начало использования «Меркатор-Холдингом» системы «Первая Форма BPM» — январь 2017 года.

Выбор системы

По итогам проведенных встреч и презентаций из нескольких систем была выбрана «Первая Форма». Решающим фактором стал ее дружественный интерфейс – поскольку менеджеры сильно загружены, они не хотели тратить время на изучение новых сложных программ, и поэтому искали систему, работа в которой была бы им интуитивно понятна.

Первый этап

На первом этапе выполнялись работы по автоматизации процесса согласования договоров. Внедрение стартовало в августе 2016 года, а в октябре процесс согласования договоров уже был запущен в эксплуатацию во всех 10 подразделениях.

Холдинг производит и продает дорожную и строительную технику, которая комплектуется дополнительным навесным оборудованием по требованию конкретного заказчика. В среднем в месяц заключаются 64 договора на поставку техники. В согласовании каждого договора участвуют от 5 до 15 сотрудников из разных подразделений. В рамках внедрения «Первой Формы» полностью «бумажный» процесс был автоматизирован с сохранением различных маршрутов согласования. В результате на подготовку каждого договора экономится около 4,5 часов рабочего времени сотрудников. Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

Кроме того, была автоматизирована работа с тендерами на поставку техники и комплектующих или на оказание услуг, в которых «Меркатор-Холдинг» планирует участвовать.

Помимо веб-интерфейса, для обработки запрошенных подписей и вынесения резолюций руководители используют мобильное приложение «Первой Формы».

Второй этап

На втором этапе выполнялись работы по внедрению и доработке CRM.

Были автоматизированы следующие процессы:

• Взаимоотношения с клиентами;
• Полный цикл ведения продажи;
• Интеграция с процессом согласования договоров;
• Учет первичных документов и оригиналов договоров;
• Проведение маркетинговых мероприятий и анализ результатов;
• Анализ продаж, в том числе по регионам;
• Анализ эффективности работы клиентских менеджеров (плановые и фактические KPI).

В «Первой Форме» также были реализованы инструменты самообслуживания для сотрудников:

• Заявления на отпуск;
• Командировки;
• Бронирование переговорных комнат;
• Подбор персонала.

В сентябре 2017 года завершилась опытная эксплуатация, и CRM-система перешла в продуктивную работу для 120 пользователей.

«Первая Форма» вместо электронной почты

Помимо СЭД и CRM, в «Первой Форме» реализованы инструменты, которыми пользуются практически все сотрудники холдинга. Прежде всего, это постановка и контроль поручений, в том числе по итогам совещаний.

В части коммуникаций между сотрудниками «Первая Форма» практически полностью заменила электронную почту. Это касается и таких процессов, как ознакомление с приказами, согласование заявлений на отпуск или командировку, бронирование переговорных комнат. Руководители подразделений могут оставить заявку на подбор персонала.

Любой из этих процессов можно запустить нажатием одной кнопки на портале самообслуживания. На портале публикуются также новости компании и описание инструментов, недавно появившихся в системе. Организован сбор предложений от пользователей по доработке и улучшению системы.

Топ-менеджеры для работы часто используют мобильное приложение 1F Chat – в нем они могут акцептовать подпись, назначить исполнителя по задаче, проверить ход выполнения поручения.