КабельСтар (CableStar) (1С:Документооборот ПРОФ)

2019: Построение системы документооборота на базе продукта "1С:Документооборот ПРОФ"

Специалисты 1C-интегратора Wiseadvice-IT автоматизировали документооборот компании "КабельСтар".

В октябре 2019 года компании объявили об окончании проекта внедрения новой системы, созданной на основе решения 1С:Документооборот 8 ПРОФ. В электронный вид переведены все договора компании, установлен автоматизированный контроль за сроками их действия, а также налажена система контроля предложений от поставщиков. Снизилось время поиска поставщика под ту или иную продукции. При этом средняя цена закупки снизилась.

Руководство "КабельСтар" в 2019 году приняло решение внедрить информационную систему, которая позволила бы создать электронный архив договоров и сертификатов, обеспечить их быстрый поиск в электронном архиве, ускорить согласование, организовать оперативный контроль за сроками их действия.

Ситуация до внедрения

Поставка кабелей и проводов сопряжена с необходимостью предоставления лицензий и сертификатов в рамках заключения договоров и ведения сделок. В свою очередь данные бизнес-процессы требуют тщательной выверки и согласования, а также четкого соблюдения условий и сроков. Помимо этого, предложений от поставщиков достаточно много (по России примерно 70 предприятий, плюс страны СНГ и Китай). Необходимо оперативно контролировать сроки действия договоров с ними и своевременно планировать их пролонгацию или переоформление.

Ранее все документы оформлялись и хранились только в бумажном виде. На передачу документов между удаленными на сотни километров поставщиками тратилось много времени. Согласование договоров зачастую затягивалось. Их сроки действия контролировались «руками», не всегда удавалось продлить или переоформить тот или иной документ вовремя. Из-за отсутствия электронного архива сотрудникам приходилось каждый раз заново сканировать найденные оригиналы.

Что было сделано в рамках проекта

Для решения поставленных задач была выбрана система 1С:Документооборот 8. Партнером по внедрению стала компания Wiseadvice-IT. Всего за три месяца система была развернута на 30 рабочих местах, объединив несколько отделов компании.

В рамках проекта внедрения 1С:Документооборот версии ПРОФ были осуществлены работы:

• Разграничены права доступа пользователей (реализованы различные роли и профили);
• Настроены виды документов: Лид, КП, Конкурсная документация, Договоры, Бухгалтерская и учредительная документация и т.д.;
• Реализована интеграция с учетными системами 1С;
• Настроены нумераторы по видам документов;
• В карточках документов добавлена возможность ввода нескольких резолюций;
• Организован учет документов по нескольким организациям;
• Настроено оповещение пользователей по электронной почте.

Результаты проекта

• Создано единое информационное пространство для совместной работы пользователей разных уровней в разрезе деятельности по управлению процессами, сопровождающими заключение договоров и ведение сделок, с четким разграничением прав доступа.
• Помимо автоматизации основных процессов в части управления сделками и договорами программа 1С:Документооборот позволила создать единое пространство для совместной работы сотрудников при сохранении четкого разделения доступа к информации.
• «От и до» обрабатывается весь пул документов, связанных с деятельностью компании, начиная с первого контакта до предоставления «гарантийки». Создан единый электронный архив документов;
• В рамках совместной работы пользователей введена в эксплуатацию система оповещений, что позволяет своевременно и оперативно реагировать на события;
• Обеспечен оперативный контроль возврата документов;
• Создана возможность многоступенчатого согласования с одновременной работой сотрудников, что позволяет избежать потери информации, дублирования и противоречивости решений по документам. Повысилась скорость и точность работы с документами, соответственно, с согласованием условий сделок.