Институт современных специальностей (WebTutor)

1. Описание компании

1.1. Отрасли, в которых работает компания

Образование

Основными направлениями деятельности Института Современных Специальностей является повышение квалификации специалистов и руководителей строительных организаций. В разработанную Институтом и прошедшую лицензирование образовательную систему интегрированы новые технологии дистанционного обучения. Благодаря этому проекту специалисты (в особенности отдаленных регионов России) могут получить необходимые знания, пройти курсы повышения квалификации и соответствующую аттестацию.

1.2. Территориальная распределенность

Физически организация находится в Санкт-Петербурге, но обучение в Институте проходят специалисты из любых регионов России (и даже иностранцы, являющиеся сотрудниками российских строительных компаний), вне зависимости от их местонахождения. Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

1.3. Численность персонала

Пользователями, прошедшими программы повышения квалификации через систему дистанционного обучения, в настоящее время являются около 7 000 человек.

1.4. Категории персонала, являющиеся пользователями системы

• Строители
• Проектировщики
• Руководители и менеджеры строительных компаний
• И т.д.

2. Решаемые проблемы/поставленные задачи

2.1. Для реализации каких требований бизнеса внедрялась система

Основная задача – создать условия для возможности обучения и повышения квалификации специалистов строительной сферы (в т.ч. без отрыва от основной работы и для удаленных от центральных городов России регионов)

2.2. Какие бизнес-процессы должны были быть автоматизированы (оценка, обучение, подбор персонала, учет расходов на обучение и т.п.)

• Обучение
• Тестирование по результатам обучения
• Уведомление пользователей о назначенном им курсе/тесте и их логинах и паролях для входа на портал
• Создание отчетов по результатам обучения
• Создание электронной библиотеки

2.3. Каковы были критерии успешности внедрения на этапе планирования

• Удобный и понятный интерфейс системы
• Простота использования (администрирование системы не требует специальной подготовки в области IT)
• Подключение пользователей к Учебному порталу вне зависимости от их местонахождения
• Неограниченное число пользователей системы ДО
• Управление доступом пользователей к Учебному порталу
• Стабильная работа системы

2.4. Как формировался план проекта (ТЗ, анализировались бизнес-процессы и т.п.)

План внедрения СДО формировался как часть комплексного проекта по организации Института. Был произведен сравнительный анализ функций различных программных продуктов, как платных, так и бесплатных, в результате было принято решение о приобретении системы WebTutor.

3. Параметры проекта

3.1. Сроки реализации и основные этапы проекта

Начало проекта (выбор системы) – август 2010 года Установка системы – конец 2010 года Коммерческое использование с февраля 2011 года

3.2. Команда проекта со стороны заказчика (от ИТ и от HR). Роли в команде, как происходило взаимодействие

• Руководитель проекта (ИТ-специалист) – 1 человек
• Сотрудники бухгалтерии, участвующие в назначении курсов и тестов и составляющие отчеты по итогам прохождения обучения/аттестации – частичная занятость на проекте (высказывали в т.ч. предложения по оптимальной настройке функций системы)
• Программист 1С - частичная занятость

3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта

Особых проблем не возникало, все текущие вопросы оперативно разрешались. Единственное замечание касается логики организации некоторых функций в системе, которая не совсем соответствовала бизнес-процессам компании, а доработка системы в соответствии с требованиями заказчика стоила достаточно дорого, поэтому пришлось искать альтернативные пути решения проблемы.

3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным:

В целом, соответствовали.

3.5. Какие ограничения ИТ - инфраструктуры сказались на проекте:

Никаких существенных ограничений не было, т.к. все необходимые требования к ИТ-инфраструктуре были учтены на этапе планирования. Правда, к сожалению, в текущей версии системы (WT 2.7) учебный портал работает корректно только в браузере Internet Exploer и последних версиях Mozilla Firefox, но Институт планирует перейти на новую версию системы, и эта проблема будет решена, т.к. в WebTutor 3.0 Учебный портал работает во всех Интернет-браузерах.

4. Развитие проекта

4.1. Планы развития (автоматизация каких бизнес-процессов еще планируется)

В настоящее время используемые функции и настройки системы полностью соответствуют бизнес-процессам компании, поэтому в ближайшее время автоматизация новых процессов не планируется. Дальнейшее развитие системы будет происходить под влиянием новых запросов и потребностей клиентов – строительных организаций, пока таких запросов выявлено не было.

4.2. Наполнение контентом - как решается проблема

Разрабатываются и регулярно обновляются учебные материалы по направлениям программ повышения квалификации:

• Строительство
• Проектирование
• Инженерные изыскания
• Проведение энергетических обследований с целью повышения энергетической эффективности и энергосбережения
• Промышленная безопасность
• Экологическая безопасность
• Ценообразование и сметное дело
• Система менеджмента качества
• Охрана труда для специалистов и руководителей служб охраны труда, других работников
• Пожарная безопасность

Разрабатываются тесты к курсам по всем направлениям повышения квалификации (по инженерным изысканиям, по подготовке проектной документации, по строительству, реконструкции и капитальному ремонту и др.)

4.3. Команда для поддержки и развития системы:

Администратор системы – 1 человек

Сотрудники бухгалтерии, преподаватели и эксперты – частичная занятость на проекте

5. Результаты проекта

5.1. Достигнутые результаты (количественные и качественные)

Открыт Учебный портал, доступный всем желающим обучаться В систему загружено более 120 учебных курсов Дистанционная форма обучения оказалась очень востребованной во многих строительных организациях На портале создана on-line библиотека, доступная всем пользователям, в которую вошли учебные пособия, методические материалы и нормативно-правовая документация (все материалы оперативно обновляются и полностью соответствуют текущему законодательству) Настроена отправка уведомлений с логином и паролем для доступа к порталу при назначении пользователям курса или аттестационного теста Реализовано представление отчетов по результатам обучения в удобном для компании виде

5.2. Экономическая эффективность

Внедрение СДО стало существенным конкурентным преимуществом Института: в то время как во многих организациях еще и не задумываются об использовании технологий электронного обучения, Институт современного строительства эффективно их реализует, и новая форма предоставления образовательных услуг оказалась весьма востребованной на рынке.

Использование СДО позволяет с минимальными трудозатратами сил и времени проводить обучение и аттестацию большого потока людей, - так что эффективность налицо.

5.3. Наиболее значимые результаты - что-то наиболее запоминающееся

Открытие существующей в системе возможности присоединять к модулю курса файл, что позволило решить проблему с оперативным обновлением курсов. Дело в том, что многие модули повторялись в базе сразу в нескольких курсах, и раньше, например, при изменении законодательства, приходилось обновлять каждый из одинаковых модулей, входящих в состав различных курсов. Теперь просто в систему загружается один файл, на который прописываются ссылки из нескольких различных курсов, в связи с чем достаточно обновить этот файл, и в результате обновятся учебные материалы во всех курсах.

5.4. Реакция сотрудников компании на внедрение системы:

Новая форма предоставления образовательных услуг оказалась востребована на рынке. Обучаемым нравится возможность самим выбирать удобное для обучения время и место. А ведь еще совсем недавно им приходилось куда-то специально ехать, к определенному времени, и потом еще, возможно, сидеть в библиотеке. Новый способ предоставления информации, по мнению обучаемых, ничем не хуже (а по мнению некоторых, даже лучше) очного обучения, т.к. всегда можно вернуться к уже пройденному материалу и еще раз его перечитать, в любой момент можно сделать перерыв, а потом вернуться к обучению и т.п.

5.5. Обратная связь от руководителей (компании и подразделений) по итогам внедрения системы:

Руководители многих компаний уже обратились в Институт современного строительства с целью организации обучения и/или аттестации для своих сотрудников, и все они остались довольны качеством и оперативностью оказанных услуг. Вот, например, один из отзывов: «Проводили в Институте обучение своих сотрудников по программе «Осуществление функций генерального подрядчика». Очень удобная дистанционная форма. Очень доброжелательные менеджеры! Спасибо!»