"Альфа-Лизинг" автоматизировал оформление договорной базы

2023: Автоматизация работы с договорами

Альфа-Лизинг 13 апреля 2023 года сообщил о том, что автоматизировал оформление, проверку и подписание договоров с партнерами и клиентами. Теперь 60% одобренных сделок формируется и подписывается по ЭДО без участия специалистов компании.

Автоматизация работы с договорной базой является частью глобальной цифровизации бизнес-процессов Альфа-Лизинга. Несмотря на то, что договоры шаблонные, каждому из них необходима комплексная проверка. Обычно этот процесс учитывает как технические аспекты работы с текстом документа (выявление ошибок, проверка реквизитов, наличия печати), так и более сложные операции – регистрация договора, сравнение с ранее заключенными соглашениями, проверка реквизитов, перенос на фирменный бланк и отправка на подпись.

Ранее бэк-офис занимался формированием договорной базы для клиентов и партнеров вручную. Процесс отнимал в среднем один рабочий день вне зависимости от того типовой это договор или сложный с рукописными полями, комментариями от других служб и т.д. Чтобы увеличить количество обработанных и подписанных документов и исключить возможные ошибки при их оформлении, компания приняла решение автоматизировать все этапы этого бизнес-процесса.

Выделенные специалисты из отдела оформления разработали и согласовали все макеты документов по каждому поставщику, с которым работает Альфа-Лизинг, а также наладили обмен по ЭДО. Благодаря этому оформитель только выбирает нужную форму договора. Далее все данные заполняются автоматически и уходят в личный кабинет на подпись с помощью ЭЦП.

Ранее на подготовку и проверку одного набора документов для сделки уходило в среднем три часа. Кроме того, клиентскому менеджеру необходимо было организовать подписание бумажных экземпляров с клиентом и поставщиком, на что также требовалось время. Теперь весь процесс проходит без участия клиентских менеджеров и занимает в среднем один час. Система отслеживает правильность заполнения всех полей, а ЭДО заменяет бумажный документооборот.

В 2022 год Альфа-Лизинг расширил свой портфель лизинговыми продуктами, что повлекло за собой оперативную перестройку имеющихся бизнес-процессов. Компания внедрила автоматическую выгрузку договоров с одобренными условиями и автоподписание документов. Теперь сотрудники не тратят свое время на рутинную работу и занимаются более сложными и интересными задачами. Во-первых, это ускорило обработку трехсторонних договоров, а во-вторых, так Альфа-Лизинг исключает ошибки в тех процессах, где есть большое влияние человеческого фактора, – отметила Ирина Казакова, руководитель отдела оформления сделок ГК Альфа-Лизинг.