"Альянсэнергостройпроект" настроил и внедрил электронный архив проектной документации «Этлас»

7 февраля 2019 года стало известно, что Нижегородская компания «Альянсэнергостройпроект», которая занимается разработкой проектной документации на строительство, реконструкцию, расширение и техническое перевооружение ТЭЦ, ГРЭС, ГЭС, силами собственных IT специалистов настроила и внедрила электронный архив проектной документации «ЭТЛАС».

Актуальность такого внедрения связана с постоянно растущими объемами проектных работ. Внедренная система позволяет в рамках единого архива документов создавать различные сектора доступа к документам, как для обычных пользователей, так и для групп пользователей, тем самым полностью решая задачу централизованного хранения данных по всем отделам проектирования.

Основными критериями при выборе системы были:

• Быстрое внедрение системы своими силами, в следствии чего должны присутствовать простые механизмы по настройке системы (редакторы и конструкторы)
• Возможность доступа к архиву с любого устройства (ПК, ноутбук, планшет, мобильный телефон) не находящегося в локальной сети из любой точки страны.
• Быстрый поиск, с возможностью его настройки под требования пользователей
• Формирование произвольной структуры архива
• Быстрый импорт документов в систему как из сетевого хранилища, так и со сканера
• Возможность учета места хранения оригиналов проектной документации по каждому объекту
• Встроенная подсистема учета контрагентов и клиентов (CRM)

Для ее внедрения специалисты «Альянсэнергостройпроект»:

• Проработали и выстроили структуры электронного архива документов
• Сформировали справочники и правила автоматической нумерации и автоматического именования документов при регистрации
• Распределили доступ пользователей и групп пользователей к различным секторам архива
• Завели в систему полную информацию о контрагентах и клиентах
• Настроили необходимые справочники
• С помощью встроенного редактора создали карточки документов для всех имеющихся типов документов
• Сформировали ряд правил автоматической нумерации, автоматического именования и автоматического размещения регистрируемых в архиве документов
• В генераторе отчетов построили ряд статистических отчетов

В результате внедрения системы проектная компания выстроила полноценный централизованный электронный архив как самих документов (технических регламентирующих, проектных и кадровых), так и их графических копий, с гибкой подсистемой поиска, тем самым значительно упростив свою работу. Также в разы упростилась выдача и контроль возврата оригиналов документов.