Кодекс Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов

Продукт
Название базовой системы (платформы): Кодекс: Техэксперт СУ НТД (Система управления нормативной и технической документацией)
Разработчики: Кодекс Консорциум
Дата премьеры системы: 2023/01
Технологии: СЭД

2023: Выпуск решения «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов»

В январе 2023 года Консорциум «Кодекс» выпустил принципиально важное программное решение — «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов». Конструктор нормативных документов входит в качестве подсистемы в Систему управления нормативной и технической документацией (СУ НТД) на платформе «Техэксперт».

Основная задача подсистемы — сократить время на разработку внутренних документов. Она достигается за счёт автоматизированного приведения разрабатываемых документов к требованиям нормоконтроля.

Что изменилось?

Ранее Конструктор нормативных документов (НД) был доступен только в заказных и пилотных проектах. Теперь его можно приобрести у любого представителя партнёрской сети «Кодекс», а внедрение на предприятии стало быстрее — за счёт возможности более гибко настраивать подсистему без изменения программного кода. В коммерческой версии Конструктора НД также есть возможность самостоятельно создавать и настраивать шаблоны для разрабатываемых документов.

Но главная новость заключается в другом: благодаря Конструктору НД пользователи цифровой платформы «Техэксперт» получили возможность создавать умные (SMART) стандарты, формируя SMART-данные для них.

Важный момент: внешне бизнес-процессы разработчиков стандартов мало изменятся. Они, как и прежде, будут выполнять свою работу в привычных для них текстовых редакторах (например, в MS Word). Но за управление этими текстовыми редакторами теперь будет отвечать Конструктор НД. Он поможет разработчикам не только создавать стандарты в разы быстрее, но и повысить качество самих текстов: первичный нормоконтроль будет производиться в автоматизированном режиме. Не менее эффективным и оперативным по времени станет согласование проектов стандартов с экспертами, а также последующее утверждение документов в работу.Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

Возможности «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов»

Подсистема «Техэксперт SMART: Конструктор НД», входящая в СУ НТД «Техэксперт» и отвечающая за разработку документации, позволяет поддерживать документы организации на одном технологическом уровне с документами профессиональных справочных систем «Кодекс»/«Техэксперт» — то есть создавать его в виде контейнера данных, который содержит:

  • привычный текст в формате текстового редактора (например, MS Word) или преобразованный в формат PDF;
  • слой данных в SMART-формате, включающий глубоко структурированный текст, реквизиты, редакции документов, вложения (текстовые, мультимедиа-вложения, 3D-модели и т.д.).

Глубоко структурированный текст позволяет работать с главной составляющей нормативных документов — требованиями. Требования в структурированном тексте можно выделять, атрибутировать, классифицировать, объединять в реестры и т.д. Всё это помогает широко использовать требования в рабочем процессе: не только подбирать их по различным параметрам и читать, но и отслеживать изменения, создавать собственные подборки, сравнивать ревизии, интегрировать требования в рабочую документацию с возможностью отслеживания статуса и совершать другие операции.

Помимо выполнения важной стратегической задачи — подготовки документов в SMART-формате — Конструктор НД помогает решить давно назревшие прикладные проблемы, возникающие из-за большого объёма требований, предъявляемых к разрабатываемой документации. Следствием этих проблем является неэффективный расход времени на разработку и нормоконтроль документов: квалифицированным специалистам приходится выполнять вручную множество рутинных процедур и многократно переделывать документацию из-за обнаруженных ошибок.

Рис. 1. Возможности решения «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов»

«Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов» даёт возможность:

  • Использовать предустановленный шаблон документа, в котором учтены требования, предъявляемые к структуре, оформлению и содержанию межгосударственных стандартов (ГОСТов).

Эти требования установлены в ГОСТ 1.5-2001 «Межгосударственная система стандартизации (МГСС). Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению». Соответствие базового шаблона ГОСТ 1.5-2001 делает Конструктор НД универсальным средством для разработки нормативных документов в большинстве компаний, т.к. принятые в организациях требования к нормативной документации обычно базируются на требованиях к ГОСТ.

  • Адаптировать предустановленный шаблон под требования конкретного предприятия и создавать новые для других документопотоков, например локальных нормативных актов (ЛНА) или организационно-распорядительных документов (ОРД).
  • Проводить автоматизированные проверки разработанного документа.
  • Использовать унифицированную терминологическую базу при создании проекта документа.
  • Устанавливать ссылки на другие документы (включая ссылки на конкретные пункты) и контролировать актуальность ссылочных документов.
  • Создавать редакции документов.
  • Создавать изменения к документам.
  • Подготавливать и отправлять документы на следующие этапы жизненного цикла — обсуждение и согласование.
  • Публиковать согласованные и утверждённые документы в Единый фонд предприятия с изменением статуса связанных документов (например, при утверждении НД, вводимого взамен).

Эффект от внедрения подсистемы Конструктор НД на предприятии:

  1. Сокращение времени на разработку НД и снижение количества замечаний от нормоконтроля за счёт автоматизированного выполнения требований к структуре и оформлению. Согласно замерам, произведённым в пилотных проектах, экономия времени составляет 30–40%.
  2. Повышение качества разработанной документации за счёт автоматизированного анализа текста (выявление неактуальных ссылок, противоречащих терминов).

В текущей версии решения разработка документа производится в приложении Microsoft Word. В целях поддержки политики импортозамещения, принятой на многих российских предприятиях, в ближайших версиях Конструктора НД будет реализована интеграция с отечественным редактором «МойОфис» и пакетами LibreOffice и AlterOffice.

Применение «Техэксперт SMART: Конструктор НД» для разработки и обсуждения проектов ГОСТ и ГОСТ Р на уровне технических комитетов

Технический комитет (ТК) по стандартизации — это объединение специалистов, являющихся полномочными представителями заинтересованных предприятий (организаций), создаваемое на добровольной основе для разработки национальных стандартов РФ, проведения работ в области международной (региональной) стандартизации по закрепленным за ТК объектам стандартизации (областям деятельности).

Решение «Техэксперт SMART: Конструктор НД» может быть применено как основной компонент интегрированной системы разработки, обсуждения, согласования и утверждения проектов ГОСТ и ГОСТ Р на уровне технических комитетов.

Рис. 2. Функциональная схема разработки и согласования ГОСТ и ГОСТ Р

В 2023 году Конструктор НД в целях разработки ГОСТ и ГОСТ Р будет апробироваться в ТК-МТК-22 «Информационные технологии» и в 6-м подкомитете ТК 322 «Атомная техника».

Узнать больше о SMART-стандартах, Конструкторе НД или любом другом решении на цифровой платформе «Техэксперт» можно по электронной почте spp@kodeks.ru или телефону 8-800-505-78-25.



СМ. ТАКЖЕ (2)


Подрядчики-лидеры по количеству проектов

За всю историю
2021 год
2022 год
2023 год
Текущий год

  Directum (Директум) (1131)
  Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (658)
  Haulmont (Хоулмонт) (483)
  Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг) (255)
  Comindware (Колловэар) (255)
  Другие (5806)

  Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (239)
  Directum (Директум) (118)
  Синтеллект (Syntellect) (86)
  Haulmont (Хоулмонт) (82)
  QuickBPM (80)
  Другие (432)

  Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (115)
  Directum (Директум) (82)
  Haulmont (Хоулмонт) (35)
  Синтеллект (Syntellect) (34)
  Гарант-Чебоксары (19)
  Другие (323)

  Directum (Директум) (84)
  Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (52)
  Синтеллект (Syntellect) (28)
  СКБ Контур (13)
  Haulmont (Хоулмонт) (13)
  Другие (195)

  Directum (Директум) (232)
  HRlink (Инновации в управлении кадрами) (10)
  Этлас-Софт (Atlas Soft) (8)
  СКБ Контур (8)
  ЦИТ-Регион (7)
  Другие (83)

Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2021 год
2022 год
2023 год
Текущий год

  Directum (Директум) (37, 2161)
  Docsvision (ДоксВижн) (43, 865)
  Электронные офисные системы (ЭОС) (29, 753)
  Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (7, 744)
  1С Акционерное общество (22, 551)
  Другие (850, 3807)

  Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (1, 319)
  Directum (Директум) (7, 248)
  Синтеллект (Syntellect) (5, 87)
  Haulmont (Хоулмонт) (1, 84)
  Comindware (Колловэар) (1, 78)
  Другие (58, 193)

  Directum (Директум) (6, 245)
  Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (3, 115)
  Docsvision (ДоксВижн) (4, 50)
  Синтеллект (Syntellect) (1, 36)
  Haulmont (Хоулмонт) (1, 35)
  Другие (47, 123)

  Directum (Директум) (3, 149)
  Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (3, 52)
  Синтеллект (Syntellect) (4, 30)
  1С Акционерное общество (5, 22)
  СКБ Контур (7, 13)
  Другие (33, 112)

  Directum (Директум) (2, 239)
  Синтеллект (Syntellect) (3, 24)
  HRlink (Инновации в управлении кадрами) (1, 11)
  1С Акционерное общество (3, 10)
  СКБ Контур (3, 8)
  Другие (37, 56)

Распределение систем по количеству проектов, не включая партнерские решения

За всю историю
2021 год
2022 год
2023 год
Текущий год

  Directum RX - 1112
  Directum (СЭД/ECM-система) - 861
  Docsvision (СЭД/ECM-система) - 791
  Дело (ЭОС) - 506
  ТЕЗИС Система управления документами и задачами - 504
  Другие 5106

  ELMA365 ECM - 319
  Directum RX - 233
  ТЕЗИС Система управления документами и задачами - 84
  Comindware Platform (ранее Comindware Business Application Platform) - 78
  Syntellect Tessa - 64
  Другие 315

  Directum RX - 236
  ELMA365 ECM - 108
  Docsvision (СЭД/ECM-система) - 49
  Docsvision: Кадровый электронный документооборот (КЭДО) - 40
  Syntellect Tessa - 36
  Другие 176

  Directum RX - 146
  ELMA365 ECM - 44
  Syntellect Tessa - 30
  ТЕЗИС Система управления документами и задачами - 13
  HRlink Система электронного кадрового документооборота - 11
  Другие 140

  Directum RX - 237
  Syntellect Tessa - 24
  HRlink Система электронного кадрового документооборота - 11
  Электронный архив Этлас - 7
  VK HR Tek - 6
  Другие 61