«Центр по недвижимости по Южно-Казахстанской области» автоматизировал документооборот на базе «Летографа»
Заказчики: Центр по недвижимости по Южно-Казахстанской области Подрядчики: Летограф Продукт: Летограф Решение для автоматизации документооборота и архиваНа базе: InterSystems Cache Дата проекта: 2011/09
|
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
|
Специалисты казахстанского офиса компании «Летограф» завершили проект по созданию системы электронного документооборота в «Центре по недвижимости по Южно-Казахстанской области (ЮКО)», одном из 16 региональных центров Комитета регистрационной службы Министерства юстиции республики Казахстан. После внедрения в организации системы электронного документооборота «Летограф» сотрудники «Центра по недвижимости» получили автоматизированный инструментарий для руководства и контроля в сфере государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, говорится в сообщении «Летографа».
До начала проекта в «Центре по недвижимости» функционировала информационная система регистрации объектов недвижимости, не поддерживающая хранения электронных копий бумажных документов. Поскольку каждый из региональных центров Комитета регистрационной службы Министерства юстиции РК работает с массивом более чем из 100 тыс. документов, это негативно сказывалось на скорости обработки запросов и получения информации из архивов. Также была затруднена обработка поступающих в организацию документов и их помещение в архив для последующего доступа. Для улучшения качества обслуживания и повышения скорости обработки заявок физических и юридических лиц было принято решение создать электронный архив всех инвентарных дел.
В качестве основной цели проекта создания электронного архива руководство «Центра по недвижимости» обозначило сокращение времени обработки запросов и сроков получения информации из архива. Для этого было необходимо перевести в электронный вид все архивные оригиналы инвентарных дел, включая ветхие документы и документы формата A3, интегрировать электронный архив отсканированных образов с существующей в организации системой регистрации документов. При этом важно было сохранить привычную для сотрудников процедуру работы с документами и обеспечить возможность доступа к электронным копиям документов в существующей системе регистрации.
Также необходимо было создать электронную картотеку архивных дел и документов в соответствии с принятой в организации номенклатурой, обеспечив пользователям системы получение электронного документа «по запросу» согласно индивидуальному уровню доступа к информации и возможность получения статистической информации по архивным документам. Также не менее важно было организовать в архивной системе версионный контроль присоединенных электронных образов, поиск по реквизитам карточки и атрибутам документов, обеспечить контроль движения и местоположения архивных документов.
По результатам проведенного тендера в качестве платформы электронного архива была выбрана система «Летограф». Как отмечается, выбор решения был обусловлен следующими факторами: система способна обеспечить обработку огромного массива информации (в рамках данного проекта необходимо было перевести в электронный вид более 12 млн страниц бумажных документов); входящая в систему интеграционная платформа организует эффективное межсистемное взаимодействие, позволяя объединять различные системы, функционирующие в организации, в единое информационное пространство для работы с внутренними документами; работа системы не требует установки дорогого мощного оборудования, высокой квалификации пользователей и ИТ-специалистов — для ее донастройки и текущего администрирования достаточно одного сотрудника, прошедшего трехдневный курс обучения «Системный технолог Летограф».
Работы по проекту выполнялись в два этапа с сентября 2010 г. по март 2011 г. В ходе проекта для автоматизированного управления электронным архивом документов «Центра по недвижимости по ЮКО» была создана многофункциональная интегрированная система, которая объединила существующую в организации систему регистрации документов, систему потокового ввода документов, систему «Летограф» в качестве хранилища электронных образов и интеграционную платформу «Летограф.Ансамбль» для обеспечения взаимодействия всех систем и приложений организации, сообщили в компании «Летограф».28 мая министр цифрового развития Максут Шадаев выступит на TAdviser SummIT
Для оцифровки бумажных документов была создана система потокового ввода, состоящая из трех различных потоковых сканеров Kodak (планшетных сканеров формата А3 и А4 и сканера формата А2 для нерасшитых документов), принтера этикеток и сканера штрих-кодов. Программную часть системы «Электронный архив» составили: система потокового распознавания ABBYY Recognition Server, хранилище электронных документов «Летограф» и «Летограф.Ансамбль» в качестве интеграционной платформы.
Электронный архив начал функционировать с момента, когда в системе стали появляться первые электронные образы бумажных документов, которые сразу же становились доступны для подготовки ответов по заявкам. При этом пользователи системы продолжали работать с привычным для них интерфейсом, а доступ к хранилищу электронных образов документов осуществляется при нажатии соответствующей кнопки в системе регистрации. На сегодняшний день в «Центре по недвижимости» завершается процесс оцифровки архива, контроль ввода данных осуществляется с помощью отчетов, отображающих ситуацию в режиме реального времени с указанием количества отсканированных документов и исполнителя.
«Работа с электронными образами позволяет быстро получить доступ к нужному документу и при необходимости сделать его копию, а также защитить бумажные оригиналы документов, — рассказал Закридин Алимкулов, заместитель директора «Центра по недвижимости ЮКО». — Система автоматизированного управления электронным архивом документов, созданная на базе `Летограф`, обеспечивает максимальную оперативность обработки заявок физических и юридических лиц, позволяя оказывать гражданам и организациям услуги быстро и качественно, что и является нашей ключевой задачей».
«Архитектура `Летограф` и ее возможности по интеграции приложений позволили увеличить функциональность используемой в организации системы регистрации и вывести технологическое обеспечение архива на новый уровень, при этом полностью сохранив сделанные в ИТ-инфраструктуру инвестиции и привычный способ работы сотрудников, — сообщила Елена Шелястина, технический директор компании «Летограф». — В настоящее время система регистрации документов продолжает выполнять свои функции — в ней ведется работа с информацией, а электронные образы документов размещаются в системе `Летограф`».В настоящее время руководством Центра разрабатывается план мероприятий по переводу архивных материалов в электронный вид во всех 17 филиалах.