Заказчики: MEBE Строительство и промышленность строительных материалов Подрядчики: Akelon (Акелон) Продукт: Directum: Классическое делопроизводствоНа базе: Directum (СЭД/ECM-система) Дата проекта: 2014/09 — 2014/12
Количество лицензий: 110
|
Содержание |
Ситуация
Деятельность MEBE, как крупной строительной компании, предполагает наличие множества контрагентов, с которыми ведётся активная переписка. Руководство компании, анализируя текущее положение дел работы с документами и стремясь повысить эффективность бизнеса, выступило инициатором внедрения современной ECM-системы.
Выбор
Выбор был сделан в пользу системы DIRECTUM, которая отлично зарекомендовала себя в строительной отрасли и полностью соответствовала предъявленным требованиям. Проект стартовал в августе 2014 года. Все работы по внедрению были поручены специалистам компании Акелон.
Анализ задач
Основной целью внедрения системы стало повышение эффективности процессов управления за счет:
- автоматизации делопроизводства и архива документов;
- повышения исполнительской дисциплины;
- сокращения времени на создание, поиск и согласование документов;
- исключения потери документов;
- ускорения документооборота;
- создание единого корпоративного стиля для всей системы документооборота.
В связи с этим одной из приоритетных задач стала подготовка шаблонов внутренних и исходящих документов и защите шаблонов от редактирования пользователями.
Платформа
DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.
Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. Организация и контроль деловых процессов на основе workflow, опора на российские стандарты в сфере делопроизводства, разработка готовых к применению бизнес-решений, постоянное совершенствование технологий и партнерство с ведущими разработчиками и интеграторами гарантируют максимальный эффект от внедрения системы DIRECTUM.
Решение
Спроектированное и разработанное решение, автоматизирующее делопроизводство и процесс согласования документов в MEBE, отличается большей гибкостью и расширенной функциональностью по сравнению со стандартными возможностями базовых модулей DIRECTUM. В то же время оно обладает удобным интерфейсом и минимизирует выполняемые в системе действия пользователей.
Для автоматизации работы с кадровыми заявлениями были проведены подробные исследования, учтена специфика работы с российскими сотрудниками, а также сотрудниками из ближнего и дальнего зарубежья.28 мая министр цифрового развития Максут Шадаев выступит на TAdviser SummIT
Шаблоны документов Задача по подготовке шаблонов документов была поручена специалистам Акелона. На основе предоставленных MEBE шаблонов были проведены следующие работы:
- проверка соответствия шаблонов требованиям ГСДОУ;
- настройка полей страниц для корректного отображения при печати;
- настройка стилей для единообразного заполнения шаблонов;
- вставка полей из карточки документа в текст, что обеспечило минимизацию действий пользователей при подготовке документа на основе шаблона;
- настройка ограниченного режима редактирования, что позволило упростить ввод (снизить количество ошибок ввода) и контроль вводимых пользователем данных.
Теперь пользователи смогут вводить текст только в определённых частях документа – в полях формы, но не смогут напрямую менять остальной текст и форматировать документ, т.к. такие функции, как настройка поля, шрифт, формат абзацев и т.д. заблокированы для пользователя. При этом часть текста автоматически будет заполняться полями из карточки документа и полями записей связанных справочников. Например, у исходящих писем автоматически будет предзаполнена вся шапка документа: юридическое наименование, юридический адрес организации-адресата, обращение в письме, а также тема письма и исполнитель.
Помимо шаблонов исходящих писем были подготовлены шаблоны для следующих видов документов:
- акты;
- служебные записки;
- распоряжения;
- заявления на отпуск, увольнение;
- протоколы;
- служебные записки на приём и перевод.
Шаблоны подготавливались на бланках автоматизируемых компаний группы: ФИРМА MЕБЕ, МЕБЕ-МЕТАЛЛ, МЕБЕ-ФАСАД, МЕБЕ-Девелопмент, ДЕНИЗ-Девелопмент и МЕБЕ-Эксплуатация. Также были раз-работаны шаблоны для MEBE Group. Всего было подготовлено 78 шаблонов документов.