Заказчики: Пивоварня Москва-Эфес (ГК EFES в России) Москва; Пищевая промышленность Подрядчики: MOLGA Consulting (МОЛГА Консалтинг) Продукт: OpenText Employee File Management for SAP SolutionsНа базе: SAP ERP HCM Дата проекта: 2014/05 — 2014/09
|
Содержание |
16 сентября 2014 года пивоваренная компания Efes Rus и MOLGA Consulting объявили о завершении проекта внедрения автоматизированной системы электронного документооборота на платформе OpenText.
Задачи проекта
Предпосылки к внедрению системы:
- сложность оперативного получения доступа к документам сотрудника,
- излишняя трудоёмкость подготовки пакета документов для проверяющих органов,
- риски возможной утери исторических данных,
- большой объем хранимой информации на бумажных носителях.
Перед началом проекта в Efes Rus исходили из необходимости интеграции СЭД с существующей системой SAP ERP HCM. Метавселенная ВДНХ
Выбор остановили на компоненте решения SAP ECM Suite - SAP Employee File Management (EFM) application by OpenText.
Денис Маврин, менеджер единого кадрово-расчетного центра Efes Rus, отметил: «Автоматизация кадрового документооборота позволила нам значительно сократить сроки исполнения и согласования документов, сократить архивные объемы документов на бумажных носителях без сокращения объема хранимой информации, значительно ускорить доступ к кадровым документам сотрудников, реализовать возможность просмотра документов оснований для расчета заработной платы, сократить время на подготовку пакетов документов для предоставления их проверяющим органам».
Ход проекта
Первым этапом проекта автоматизированы:
- процесс передачи документов в SAP-систему с компьютера пользователя и из локальной сети, а также непосредственно из электронной почты. Обеспечена возможность хранения документов разных типов и форматов, единая точка доступа и поиск документов сотрудников по разнообразным атрибутам, в том числе и по персональным данным. Была реализована настраиваемая структура папок – все документы в системе были разделены на группы в соответствии с типом данных работника.
- настроены роли для пользователей системы в соответствии с их должностными полномочиями. В системе реализован процесс удаления документов с согласованием. Если сотрудник HR-службы, например, ошибочно присвоил документ не тому сотруднику, либо документ устарел, в системе запускается поток операций на удаление с утверждением нужным сотрудникам.
- MOLGA Consulting доработала решение, создав отчетность для массового вывода данных о прикрепленных документах сотрудника с возможностью их экспорта в формат Microsoft Office и просмотра присоединенных электронных образов документов к конкретной записи личной карточки сотрудника.
В проекте внедрения особенное значение представляла интеграция Open Text EFM с системой SAP ERP HCM, инструментом массового сканирования, Microsoft Outlook и файловой системой. Эта интеграция позволяет передавать в SAP-систему документы и интегрировать их в личные дела сотрудников с рабочего места в офисе, удаленно через почту или из любой локальной или сетевой папки.
Итог проекта
«Среди всех преимуществ, присущих данному решению, можно отметить интегрированность и прозрачность информации для пользователей, - поведал Артем Фомичев, ИТ-менеджер по взаимодействию с подразделениями по работе с персоналом Efes Rus. – Возможность интеграции решения с корпоративной системой управления персоналом позволяет поддерживать понятную и удобную структуру хранилища документов, основных данных, сообщений электронной почты, относящихся к сотрудникам».
Максим Родионов, партнер MOLGA Consulting, сказал: «Внедренное в Efes Rus решение позволяет значительно минимизировать время доступа к электронным копиям документов сотрудников компании и их персональным данным с помощью единого знакомого интерефейса и единой точки входа. Проще говоря, все действия с документами сотрудник HR-службы выполняет, не выходя из системы SAP, без дополнительной авторизации. Вместе с тем решение OpenText EFM дает возможность накладывать дополнительные ограничения на доступ пользователей к документам сотрудников».